Zeit ist Geld: Übersiedlungen werden günstiger, wenn man bei der Planung nichts übereilt.
Die alten Flächen sind zu groß oder zu klein, die Betriebskosten zu hoch, die Haustechnik veraltet oder die Mitarbeiter klagen seit Jahren über die schlechte Verkehrsanbindung und fehlende Infrastruktur: Gründe für den Umzug in ein neues Büro gibt es zur Genüge. Und Tatsache ist, dass es schon schlechtere Zeiten gegeben hat, um in Wien ein neues Büro zu beziehen. Zwar ist das Angebot an neuen Bürohäusern, die heuer auf den Markt kommen, begrenzt, allerdings gibt es genügend moderne Flächen, die seit Längerem auf Mieter warten, ebenso wie ältere, bei denen die Vermieter dazu bereit sind, bezüglich des Mietpreises oder der Sanierungswünsche mit sich reden zu lassen.
Tücken und Details. Ist der Entschluss einmal gefasst und die passenden vier Wän-de gefunden, gilt es, die Übersiedlung gut vorzubereiten, denn hier lauern etliche Details und Tücken. Wie Ewald Stückler, Gründer und geschäftsführender Gesellschafter von Tecno Office Consult (TOC), erklärt, gehe es um weit mehr, als nur Akten, PCs sowie Büromöbel von A nach B zu bekommen. Vielmehr müsse ein detailliertes Konzept ausgearbeitet werden, das festlegt, was, wann und wohin übersiedelt wird. „Dafür müssen die Gegebenheiten am alten und neuen Standort genau analysiert werden“, so der Experte, der mit seinem Unternehmen unter anderem Standortanalyse und -planung sowie Umzugsmanagement anbietet. Von einem überhasteten Vorgehen rät er ab: „Je mehr Zeit man sich lässt, desto günstiger wird letztlich der Umzug“, sagt er.
Umzugsängste. Thomas Mader, geschäftsführender Gesellschafter von Bittermann & Partner, hat nach eigenen Angaben schon erlebt, dass sich selbst gestandene Manager vor einem Umzug fürchten. „Sie haben Angst davor, dass etwas schiefgeht, was die operative Tätigkeit am neuen Standort beeinträchtigen oder sogar zum Stillstand bringen könnte“, sagt er. Neben Planung, Bau, Facility-Management und Consulting bietet das Wiener Unternehmen auch Übersiedlungsmanagement an – größeren und kleineren Kunden. Denn egal, wie groß ein Unternehmen sei, ohne Planung gehe ein Umzug nicht erfolgreich über die Bühne. „Die Frage ist vielmehr, ob man über die dafür notwendigen Kapazitäten verfügt oder lieber einen externen Partner zuzieht.“
Wie man bei der Übersiedlung am besten vorgeht? Andreas Horvath, geschäftsführender Gesellschafter von Next Office, empfiehlt in einem ersten Schritt, die Kündigungsfrist am alten Standort zu überprüfen und dann erst mit der Suche nach einer neuen Liegenschaft und der Ausarbeitung eines Übersiedlungsplans zu beginnen. Je nach Unternehmensgröße nimmt die Planung bis zu einem halben Jahr in Anspruch. Wichtig sei es jedenfalls, dass die neuen Flächen den Bedürfnissen und der Struktur des Unternehmens – und damit auch der Art und Weise, wie kommuniziert wird – entsprechen. „Jeder Quadratmeter, der nicht benötigt wird, kostet letztlich etwas“, so Horvath. Gleichzeitig muss sorgfältig analysiert werden, ob am neuen Standort Umbauarbeiten notwendig sind.
Was kommt mit? Auch bei der Frage, was übersiedelt wird, muss man sich an den Gegebenheiten der neuen Liegenschaft orientieren. Oft hat diese einen anderen Grundriss und eine andere Raumanordnung, was die Übersiedlung gewisser Büromöbel von vornherein ausschließt. Für jene, die nicht mit auf die Reise gehen sollen, müsse man sich Gedanken über die Entsorgung machen, so Stückler. „Man darf nicht vergessen, dass es heute keinen Markt mehr für die Bestandsmöbelverwertung gibt.“ Aber nicht nur von Möbeln heißt es sich zu trennen: Wie Experten bestätigen, werden Umzüge gern dafür genutzt, um sich im großen Stil von alten Sachen zu trennen.
Ausnahmesituation. Was mitgenommen wird, muss auch den Mitarbeitern kommuniziert werden. Mader empfiehlt, sie im Rahmen einer Veranstaltung zu informieren, auch darüber, was wie verpackt werden soll. „Die Mitarbeiter müssen sich im Klaren sein, dass eine Woche vor und eine Woche nach der Übersiedlung ein Regelbetrieb nicht möglich sein wird“, so Mader, der von einer Ausnahmesituation spricht. Allein das Verpacken diverser Arbeitsutensilien und Unterlagen in Kartons würde das operative Geschäft beeinträchtigen – vor allem dann, wenn der Umzug ohnehin wegen Platzmangels erfolge. Einfacher sei dann die Lage in der Regel am neuen Standort, der besser auf die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeiter zugeschnitten sei.
Info
Bis zu einem halben Jahr kann die Planung einer Übersiedelung dauern. Dafür müssen die Gegebenheiten sowohl am alten als auch am neuen Standort genau analysiert werden.
Bevor man auf die Suche geht, sollten in jedem Fall die Kündigungsfristen bei der bestehenden Immobilie überprüft werden.