Dieser Browser wird nicht mehr unterstützt

Bitte wechseln Sie zu einem unterstützten Browser wie Chrome, Firefox, Safari oder Edge.

Zeitkiller: Jede dritte Besprechung ist überflüssig

Besprechung / Meeting
(c) www.BilderBox.com
  • Drucken

Eine Studie zeigt: Ausufernde Diskussionen und ungenügende Vorbereitung sind Hauptgründe, warum Besprechungen als Zeitkiller empfunden werden. Das Fehlen von Meetings fördert aber nicht automatisch die Produktivität.

Der Besprechungs-Marathon steht in vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Während sich auf dem Schreibtisch die Arbeit stapelt, folgt eine geschäftliche Besprechung auf die andere. Eine aktuelle Studie zeigt nun, dass jedes dritte Meeting verzichtbar ist. Das ist das Ergebnis des "Workplace Survey 2009" des Personaldienstleisters Robert Half.

Für die Studie wurden 6000 Personal- und Finanzmanager in 20 Ländern befragt. Demnach werden 31,5 Prozent aller Geschäftsbesprechungen von den befragten Mananger als zeitraubend empfunden.

Gründe für die Zeitverschwendung sind:

  • Ausufernde Diskussionen (45 Prozent)
  • Ungenügende Vorbereitung (42 Prozent)
  • Abwesenheit wichtiger Gesprächspartner (35 Prozent)
  • Unklare Gründe für die Besprechung (35 Prozent)

"Die Zahlen der Workplace Survey belegen den Trend in vielen Unternehmen, gehäuft Konferenzen anzuberaumen, auch wenn sie nicht wirklich notwendig sind. Auf Grund der großen Anzahl von Terminen können die Teilnehmer dann gar nicht immer gut vorbereitet und hochkonzentriert in die Besprechung gehen", so Sven Hennige von Robert Half International.

"Als Konsequenz sollte die Anzahl der Meetings möglichst klein gehalten werden und sie sollten stets gut moderiert werden, damit die Diskussion nicht vom Thema abweicht", meint Hennige.

Arbeitstage ohne Konferenz garantieren aber nicht automatisch eine gesteigerte Produktivität. So sind 53 Prozent jener Befragten, die in einer Firma mit einem meetingfreien Tag in der Woche arbeiten, der Meinung, dass sich dies nicht spürbar auf ihr Arbeitsergebnis auswirken würde. 39 Prozent der Befragten stellen eine höhere Produktivität an Tagen ohne Termin fest.

Die Studie gibt Tipps für produktivere Besprechungen:

  • Die Dauer der Besprechungen auf 30 bis 45 Minuten beschränken, da dann Konzentration und Aufmerksamkeit nachlassen.
  • Geschäftsessen statt normaler Besprechungen ansetzen. So wird die Essenszeit produktiv genutzt und die Dauer automatisch begrenzt.
  • Für jeden Tagesordnungspunkt soll ein eigener Zeitrahmen festgelegt werden.
  • Kann ein Tagesordnungspunkt nicht ausreichend erörtert werden, soll gleich zum nächsten Punkt übergegangen werden.

(phu)