Damit muss fast jeder Unternehmer rechnen

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Serie. Teil fünf von zwölf: Von der Meldung der Sozialversicherung bis zur DVR-Nummer.

Wer arbeitet, muss dies umgehend bei der Sozialversicherung (SV) melden. Gewerbetreibende müssen das innerhalb eines Monats nach Gewerbeanmeldung bei der Sozialversicherungsanstalt (SVA) tun.

Anmeldung Arbeitnehmer

Jeder Dienstgeber, der Mitarbeiter und somit Versicherte zur Sozialversicherung gemeldet hat, hat auch ein Beitragskonto. Dieses dient zur Berechnung der SV-Beiträge, zum Beispiel bei der An- und Abmeldung. Die zuständige Stelle ist hier der Hauptverband der österreichischen Sozialversicherungsträger. Mitarbeiter müssen vor Arbeitsantritt bei der SVA angemeldet werden. Dafür werden die Beitragskontonummer, der Name und Versicherungsnummer bzw. das Geburtstdatum der jeweiligen Person benötigt. Ebenso der Ort und Tag der Beschäftigungsaufnahme.

Arbeitsvertrag bzw. Dienstzettel

Ein Arbeitsvertrag muss vorliegen, sobald sich jemand verpflichtet, eine Leistung für einen anderen zu erbringen. Hier werden die Rechte und Pflichten der Arbeitgeber- und nehmer festgehalten. Der Vertrag muss zumindest die Mindeststandards des Kollektivvertrages erfüllen.
Der Dienstzettel beinhaltet Rechte und Pflichten des Arbeitsvertrags. Ein Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf die Ausstellung eines schriftlichen Arbeitsvertrages, weswegen der Dienstzettel herangezogen wird. Falls es eine Änderung im Arbeitsverhältnis gibt, muss dies im Dienstzettel festgehalten werden. Ausgenommen sind hier gesetzliche Bestimmungen, sowie kollektivvertragliche.

Evaluierung des Arbeitsplatz

Um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter keinen Gefahren am Arbeitsplatz ausgesetzt ist, muss hier eine Evaluierung durchgeführt werden. Entspricht der Arbeitsplatz den Vorschriften nicht, besteht Handlungsbedarf, denn die Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer haben oberste Priorität. Bei der Durchführung der Evaluierung sind jedoch einige Punkte zu berücksichtigen:

  • Risikovermeidung
  • Abschätzung der nicht vermeidbaren Risiken
  • Gefahrenbekämpfung direkt an der Quelle
  • Berücksichtigung des Faktors „Mensch bei der Arbeit“ uvm.

Hier sollte man Fachleute miteinbeziehen. Folgende Kriterien sind bei der Evaluierung auch zu berücksichtigen:

  • die Gestaltung und die Einrichtung des Arbeitsplatzes
  • die Gestaltung und der Einsatz von Arbeitsmitteln
  • die Verwendung der Materialien
  • die Gestaltung der Arbeitsverfahren und Arbeitsvorgänge uvm.

Eine Evaluierung kann immer durchgeführt werden. Vor allem nach Unfällen gilt es aber eine durchzuführen.

Verwaltungsarbeiten

Als Dienstgeber muss monatlich eine Lohnverrechnung durchgeführt werden. Bei der Einstuftung des Mitarbeiters müssen einige Dinge beachtet werden: Je nachdem wieviel Erfahrung der Mitarbeiter hat und in welche Stufe des Kollektivvertrages er fällt, muss die Verwendungsgruppe berücksichtigt werden. Das wirkt sich auf die Entlohnung aus. Die genaue Angabe der Wohnadresse ist wichtig, um abzuklären, ob Anspruch auf eine Pendlerpauschale besteht. Im Speziellen muss man sich noch Gedanken darüber machen, ob es Vergünstigungen (z.B. Essensmarken) für die Mitarbeiter gibt oder sonstige Zulagen (z.B. Fitnessstudio).

Der 15. des Monats
Sowohl die Umsatzsteuervorauszahlung, Lohnabgaben, Kammerumlage, Vorauszahlung an Körperschaftssteuer, sowie die Kommunalsteuer sind am 15. eines Monats fällig.
Dienstgeber in Wien müssen eine Dienstgeberabgabe leisten. Die Abgabe ist bis zum 15. des Folgemonats an das Magistrat zu leisten.

Beantragung einer DVR-Nummer
Eine DVR-Nummer ist eine siebenstellige Zahl, die das Datenverarbeitungsregister (DVR) vergibt. Sie ist bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten notwendig. Auftraggeber mit einer Datenanwendung müssen diese Nummer haben.

DSGVO
Sowohl auf der Website, als auf den Kundenverträgen, sollte auf die Datenschutz Grundverordnung verwiesen werden. Auch die Mitarbeiter und Bewerber müssen darüber informiert werden, dass ihre Daten nicht an Dritte gelangen und nach einer gewissen Zeit gelöscht werden müssen.

Quellen:
Arbeiterkammer
BMF
Österreichische Datenschutzbehörde
KMU Forschung
RPCK
Sozialversicherung
WKO

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