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Langeweile statt Ideen

(c) Pixabay

Mitarbeiter halten Meetings oft für Zeitverschwendung.

Strategie-Meeting, Telefonkonferenz, Brainstorming – im Idealfall dienen Besprechungen dem konstruktiven Austausch von Informationen und Ideen und bringen das Unternehmen voran. In der Realität haben Meetings jedoch nur selten den gewünschten Effekt, wie eine aktuelle Studie des Technologie-Unternehmens Sharp zeigt.

Befragt wurden 8.044 Büroangestellte in Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien, Niederlande, Polen, Slowakei und Tschechien.

Demnach verbringen europäische Büroangestellte im Schnitt rund 25 Stunden pro Monat in Meetings, die sie mehrheitlich als ineffektiv empfinden: Acht von zehn Arbeitnehmern gaben an, dass sie an ihrem eigenen Arbeitsplatz produktiver sind. Mehr als die Hälfte der Befragten beklagte, dass ihre Meetings meist nicht zu klaren Ergebnissen führen (59 Prozent) und überdies langweilig sind (56 Prozent). 

Kein Raum für Inspiration

Ein Mangel an Vielfalt und Flexibilität ist verantwortlich für diese Ergebnisse: Über drei Viertel (80 Prozent) der Arbeitnehmer gaben an, dass sämtliche Besprechungen nach dem immer gleichen Schema ablaufen. Zudem stehen keine geeigneten Räumlichkeiten zur Verfügung, die unterschiedliche Besprechungsformate optimal unterstützen (63 Prozent). Weitere 59 Prozent stören sich daran, dass die Besprechungen häufig zu steif und förmlich sind.

Hinzu kommt die oftmals veraltete Ausstattung in den Meetingräumen: 23 Prozent der Mitarbeiter müssen sich mit herkömmlichen Flipcharts begnügen. Nur etwa jeder Vierte (27 Prozent) nutzt moderne Whiteboards zum Informationsaustausch. Weitere häufig genannte Gründe für ineffiziente Meetings sind fehlende Vorabinformationen (33 Prozent) und zu viele oder die falschen Teilnehmer (jeweils 30 Prozent).

Simple Dinge sorgen für Veränderung

Besser wäre es, wenn Unternehmen die Meeting-Agenda rechtzeitig  für alle Teilnehmer bereitstellen, damit sie sich entsprechend vorbereiten können. Außerdem muss an den richtigen Räumlichkeiten, Technologien und Meeting-Konzepten gefeilt werden. Je nach Art der Besprechung können sich unterschiedliche Ansätze als zielführend erweisen.

To-Do-Liste statt Interaktion

Mitarbeiter nehmen Meetings eher als notwendiges Übel denn als Bereicherung wahr. Viele widmen sich daher während der Besprechungen anderen Dingen: 31 Prozent checken ihre E-Mails, 17 Prozent aktualisieren ihre To-Do-Listen. Vor allem die Millennials (Jahrgänge 1982-1996) lenken sich bei Langeweile mit Social Media ab (27 Prozent) oder schreiben Nachrichten an Freunde und Angehörige (24 Prozent).