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Wie Onboarding im Home Office funktioniert

Home Office
Home Office(c) APA/BARBARA GINDL (BARBARA GINDL)
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Kein Aprilscherz: Auch am 1. April 2020 beginnen Mitarbeiter mit neuen Jobs - gottseidank. Onbording im Home Office aber ist tatsächlich eine Herausforderung.

Onboarding klappt ja selbst im „normalen" Arbeitsalltag im Büro nicht überall so, wie man sich das idealerweise vorstellt. Aber was bedeutet die aktuelle Situation mit flächendeckenden Home-Office-Regelungen für Mitarbeiter, die jetzt gerade in einen neuen Job starten?

Unternehmen sollten sich darüber bewusst sein, dass ein gut durchdachtes Onboarding für eine höhere Zufriedenheit und somit für eine bessere Produktivität und Identifikation mit dem Arbeitgeber sorgt, sind sich die Experten von dvinci sicher - und haben eine Checkliste erstellt.

Das Preboarding

Die Preboarding-Phase, also der Zeit nach der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag, kann je nach Kündigungsfrist schon einmal Wochen oder Monate dauern. Wichtig ist es, in dieser Zeit nicht den Kontakt zum neuen Mitarbeiter zu verlieren.

Grundsätzlich ist das Preboarding im Home Office sicherlich eine der Phasen, die sich am einfachsten „remote“ lösen lässt, da der Mitarbeiter in dieser Zeit sowieso noch nicht im Büro vor Ort gewesen wäre. Trotzdem ist es wichtig sich Gedanken dazu zu machen, wie der neue Mitarbeiter an seine Arbeitsplatzausstattung kommt. Kann ein Kurier die technische Ausstattung vorbeibringen? Ist der Mitarbeiter in der Lage sich seinen Arbeitsplatz selbst aufzubauen oder benötigt er Hilfe? Gerade, wenn sie eigentlich vereinbart hatten, im Büro zu arbeiten ist es wichtig abzufragen, ob der neue Mitarbeiter zu Hause überhaupt für die Arbeit ausgestattet ist. Hat er z. B. einen Internetanschluss mit ausreichender Bandbreite oder benötigt er für die Zeit im Home Office ein Firmenhandy oder sogar einen Drucker/Scanner?

Eine „Welcome-Mappe“ kann als PDF genauso schön sein oder gedruckt per Post versendet werden; ein Blumenstrauß kann am ersten Arbeitstag auch einfach nach Hause geliefert werden. Und, anstatt den neuen Mitarbeiter zu Events einzuladen, gibt es vielleicht auch themenübergreifende, digitale Meetings oder Weiterbildungen, an denen er bereits teilnehmen kann. So fühlt er sich weiterhin mit einbezogen.

Ein Meilenstein: Der 1. Arbeitstag

Es gibt keine Chance für den ersten Eindruck, doch wie sieht der erste aus, wenn er nicht persönlich passiert? Wichtig ist ein (Video-)Telfonat zur Begrüßung. Wichtig ist auch, neuen Mitarbeitern die ungeschriebenen Regeln zu erklären, da man sich die von zu Hause aus ja nur schwer von den Kollegen abschauen kann.

Für den Rest des Tages können noch weitere dieser Gespräche mit dem neuen Team oder dem Buddy vereinbart werden. Schön ist auch, wenn sich verschiedene Kollegen mittags zur gleichen Zeit mit ihrem Essen in einem Online-Meeting vor der Kamera versammeln und so gemeinsam essen – eben nur „remote“.

Möglich ist auch ein aufgezeichneter 360°-Rundgang durch das Büro.

Die ersten Wochen im Unternehmen

Damit der oder die Neue nicht vergessen wird, sollte man sich früh überlegen, an welchen Meetings er oder sie teilnehmen soll/muss.

Auch die Frage an sie oder ihn, nach den Ängsten/Sorgen während der Einarbeitung im Home Office ist gut. Vor allem Personen, die bisher noch nicht regelmäßig von zu Hause gearbeitet haben, werden sicherlich einige Bedenken haben. Natürlich sollten Sie sich dann schnellstmöglich um konkrete Maßnahmen kümmern, die diese Ängste aus dem Weg räumen können.

Eine große Erleichterung für die Einarbeitung sind eLearning-Formate. Diese können den neuen Mitarbeiter bei der Einarbeitung unterstützen und für die nachgelagerten Tests spannend und motivierend sein. Außerdem behält man die Lernfortschritte im Auge.

Nicht vernachlässigen: Das erste Mal zurück im Büro

Nach einem temporären Aufenthalt im Home Office kommt irgendwann der Tag, an dem es zurück ins Büro geht. Eine weitere kleine Einarbeitung ist also notwendig!

Auch ein Rundgang durchs Büro ist notwendig, um den Arbeitsplatz zu zeigen, wo das Team sitzt und wie man an Büromaterial etc. bekommen kann. Ach ja: Schlüssel, Zugangskarten oder Mitarbeiterausweise nicht vergessen - die waren bisher noch nicht notwendig.