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Managementwahnsinn - Wahnsinnsmanagement

Im Home Office überleben #2

Arbeiten daheim
Arbeiten daheim(c) imago images/Westend61 (Robijn Page via www.imago-images.de)
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Kolumne "Hirt on Management": Folge 123. Strategien, Taktiken und Best-Practices, um sich und Ihr Unternehmen sicher durch die Coronavirus-Krise zu führen.

Hier erfahren Sie, welche Strategien, Taktiken, Tools, Technologien und Best-Practices Sie anwenden können, um auch in Ihrem Home Office hochproduktiv zu sein. Teil 2: Tools & Technologien.

Hardware

Sie benötigen einen privaten Bereich, wo Sie die Türe zu machen, am besten absperren, können. Dieser muss aber nicht sehr groß sein. Eigentlich genügen ein Schreibtisch und ein Telefon.

Achten Sie auf gute Belüftung und gutes, natürliches Licht, eine gute Schreibtischlampe ist wichtig, damit sie schneller Dokumente lesen können.

Eine Hochgeschwindigkeitsinternetverbindung und ein Netzwerk, besser in Form eines LANs, WLAN ist nicht so stabil. Schauen Sie, dass sie bei ihrem Internet-Provider die maximale Bandbreite bekommen, die verfügbar ist.

Haben Sie einen zweiten WLAN/LAN-Router bereits eingelagert, damit wenn etwas kaputt geht, Sie in wenigen Minuten das zweite System in Betrieb nehmen können.

Es lohnt sich in einem guten Sessel zu investieren, weil Rückenschmerzen und Verspannungen ein häufiges Problem sind.

Natürlich benötigen Sie auch einen Tisch in der richtigen Höhe und ein minimales Ablagesystem, für Dinge die sie noch auf Papier haben und ein paar Regale für Bücher und Büromaterial.

Ich empfehle zwei unabhängige Telefonlinien und Internetversorger zu haben, damit wenn einer ausfällt, sie nicht von der Umwelt abgeschlossen sind. Also nicht alles von einem Anbieter.

Sie sollten eine eigene Telefonnummer haben für Home-Office, damit Sie eine zweite Telefonnummer haben, für ihre privaten Telefonate und auch private Anrufe, die ankommen.

Das Telefon sollte eine Freisprecheinrichtung, ein Headset und Schnellwahlspeicher, auch für den PC sollten Sie ein Headset und Mikrofon haben.

Überhaupt ist es eine gute Idee, alle Ausrüstungsgegenstände, die für ihre Aufgabe kritisch sind, doppelt zu haben, das Prinzip dahinter ist Redundanz und wird in vielen technischen Bereichen für kritische Anwendungen eingesetzt.

Weiters würde ich einen Teppich empfehlen, damit sie eine Lärmdämpfung haben.

Achten Sie darauf, dass sie die richtigen Brillen für Bildschirmarbeit haben. Ich habe eine spezielle Brille, die für die Distanz zum Bildschirm optimiert ist, das steigert die Produktivität.

Sie sollten zumindest über einen Multifunktionsgerät, Kopierer, Scanner, Drucker verfügen. Ich empfehle aus Redundanz-Gründen zwei identische Geräte zu haben, falls eines ausfällt, können Sie weiterhin mit dem andern arbeiten, können aber die gleichen Verbrauchsmaterialien (Toner, Tinte etc.) verwenden.

Falls möglich, platzieren Sie den Drucker oder Kopierer in einem anderen Raum, wo sie auch die Türe zu machen können, damit Sie von den Druckergeräuschen nicht gestört werden.

Einen Computer, idealerweise mit drei Bildschirmen, dann können Sie auf zwei Bildschirmen arbeiten und den dritten als Kommunikations-und ScreenSharing-Bildschirm verwenden. Dann müssen sie nicht mehr immer alle Dokumente schließen, wenn Sie Screensharing machen, sondern können diese auf den anderen Schreibtischen offen lassen.

Idealerweise haben sie auch noch einen zweiten Computer als Back-up Gerät, auf dem bereits alle Schlüsselprogramme installiert sind, damit sie bei Bedarf sofort umsteigen können.

Falls ihr Unternehmen kein Cloud basiertes Backup verwendet, sollten Sie eine Back-up Lösung haben, die Lokal läuft, zum Beispiel so etwas wie Time Machine bei Apple, und zwar mit mehreren Back-up Platten auf die alternierend gespeichert wird, damit wenn eine Platte kaputt geht, sie noch ein Back-up auf der andern Platte haben.

Schauen Sie, dass sie einen wirklich schnellen Computer haben, idealerweise immer den schnellsten, den es gibt, damit sie ihr Zeug wirklich schnell erledigen können und nicht herum warten.

Kaufen Sie sich einen Stehtisch, als Ergänzung für ihren Schreibtisch, damit sie zwischen stehen und sitzen abwechseln können. Ist gut für ihren Rücken.

Besorgen Sie sich einen Aktenvernichter, um vertrauliche Unterlagen sofort zerstören zu können.

Verfügen Sie über mechanische Schutzverschlüsse für ihre Videokameras der Computer, Handies und iPads etc., damit sie selber entscheiden können, wer was sieht.

Falls Sie mit einem Laptop arbeiten, benutzen Sie zumindest einen Ständer für den Laptop, damit er direkt vor ihren Augen ist und eine zweite Tastatur, sonst werden Sie bald vor Nackenschmerzen nicht mehr arbeiten können.

Denken Sie an Pflanzen, um ihr Luftklima zu verbessern und Ihre Umgebung zu verschönern.

Falls sie Platz haben, stellen Sie sich eine Rudermaschine oder andere Sportgeräte, wie einen Ergometer auf, damit Sie Pausen nutzen können, um sich fit zu halten.

Software

Ein paar Hinweise für Tools und Technologien, die Sie unterstützen können:

  •  Kooperation bei der Erstellung von Dokumenten: MS Office 365, Google Docs, Confluence 
  • Videokonferenzen: Zoom, WebEx, Microsoft Teams
  • Austausch von Dokumenten: Dropbox Business, Google Drive, Sharepoint
  • Kommunikation: Slack, Microsoft Teams, Basecamp, Google Hangouts, Skype Business
  • Aufgabenmanagement: Trello, Jira, Asana, Microsoft Planer, Basecamp, Slack
  • Benutzen Sie das ausgezeichnete, kostenlose Übersetzungsprogramm von deepl.com, um Übersetzungen zu machen
  • Abstimmungstools: Mentimeter, Kahoot, Slido
  • Elektronisches Signieren von Dokumenten: DocuSign

Advanced Hardware

Weitere Ausrüstungsgegenstände, die nicht zwingend sind, aber die Arbeitsqualität deutlich erhöhen können:

  • Eine Stereoanlage mit CD-Spieler, damit sie Musik hören können, insbesondere wenn sie arbeiten machen, die nicht extrem hohe Konzentration erfordern. Ich habe gemerkt, dass es für mich angenehmer ist, einfach Musik in hoher Qualität aus der Stereoanlage hören zu können, und nicht immer ein Headset zu haben oder Kopfhörer, die man ja vielleicht sowieso den ganzen Tag trägt, wenn man in Konferenzen ist.
  • Headsets sollten idealerweise Bluetooth sein, weil dann können Sie bei den Gesprächen auch herum gehen und das erhöht ihre Dynamik und führt in vielen Fällen zu deutlich besseren Ergebnissen. Ich benutze Headsets von Jabra.
  • Eine Wasserflasche mit einem Schnellverschluss. Bildschirmarbeit ist sehr anstrengend und das viele telefonieren und Videokonferenzen auch. Es ist sehr wichtig, genug zu trinken. Der Nachteil von Karaffen und Gläsern ist, dass man sie leicht umstoßen kann und dann das Wasser überall ist. Deshalb empfehle ich verschließbare Flaschen mit Schnellverschluss.
  • Sehr bewährt haben sich auch Noise Cancelling Headphones mit denen man auch telefonieren kann, ich verwende die von Bose, gibt es aber auch z.B. von Sennheiser und Sony. Sie schotten sich damit von der Umwelt ab und vermeiden von plötzlichen, lauten Geräuschen, irritiert zu werden.

You can always make another dollar, you can never make another minute

Wenn Ihnen Ihr Arbeitgeber keinen zweiten oder dritten Bildschirm zahlt, dann würde ich Ihnen trotzdem dringend empfehlen, sich die Teile selber zu kaufen, weil Sie dadurch Ihre Produktivität massiv steigern und viel schneller mit der Arbeit fertig sind.

Jeder dieser Gegenstände kostet Geld. Aber denken Sie daran: Sie können immer einen Euro mehr verdienen, aber eine einmal verlorene Minute ist für immer verloren.

 

In der nächsten Kolumne erfahren Sie, was Manager von Nobelpreisträger Daniel Kahneman lernen können.

 

Schicken Sie Ihre Fragen an Michael Hirt an: karrierenews@diepresse.com

Die Fragen werden anonymisiert beantwortet.

Ausblick: Die nächste Kolumne von Michael Hirt erscheint am 7. Mai 2020 zur Frage: Schnelles Denken und langsames Denken für Manager.

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Hier finden Sie die gesammelten Kolumnen.

Michael Hirt ist Managementexperte und -berater, Executive Coach, Keynote Speaker und Buchautor. Hirt verhilft Führungskräften zu außergewöhnlichen Leistungs- und Ergebnissteigerungen, mit hoher Auswirkung auf den Erfolg ihres Unternehmens. Er studierte in Österreich, den USA (Harvard LPSF) und Frankreich (INSEAD MBA) und ist weltweit tätig.

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