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Zurück ins Büro

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Mit einem lachenden und einem weinenden Auge: Vielen hat es ihm Home Office auch gut gefallen.

In den letzten Monaten geschah Verblüffendes. Veränderungen, die normalerweise ein jahrelanges Projektmanagement gebraucht hätten, waren in zwei, drei Wochen erledigt. Akzeptanzprobleme? Keine. Kompetenzaufbau? Blitzartig. Abstimmungsaufwand? Minimal. Alle zogen mit, der Sprung ins Home Office und der damit einhergehende Digitalisierungsschub waren alternativlos, um dieses schöne Buzzword zu gebrauchen.

Das alles ist jetzt obsolet? Keinesfalls, plädiert Michael Bartz, Wirtschaftsprofessor an der IMC Fachhochschule Krems. Die Best Practices gelte es „festzuhalten und nachhaltig in neue, digitalisierte und auch verschlankte Arbeitsweisen zu übersetzen.“  Verschlankt, das heißt üblicherweise mit wesentlich weniger Mitarbeitern.

Stufenweise, nicht abrupt

Falsch wäre es für Thewanger, das Home Office von 100 Prozent auf Null zurückzufahren. Das würde prompt auf Widerstand stoßen. 70 Prozent der Mitarbeiter, so der übereinstimmende Wert aus Österreich und Deutschland, fand Gefallen daran und wollen auch künftig zumindest gelegentlich daheim arbeiten. Obendrein lockt mobiles Arbeiten auch künftige Bewerber. Der Fachkräftemangel ist nicht vorbei.

Während die Taktiker sich mit Abstandsregeln und ausreichend Desinfektionsmitteln beschäftigen, arbeiten die Strategen an neuen Strukturen (Stichwort Verschlankung und Kosteneinsparungen) und einem dauerhaften Einpflanzen der so liebgewonnenen neuen Prozesse. Nicht nur intern, auch in Richtung Kunden. Auch hier verkürzt Digitales die Reaktionszeit.  

Noch ein Gedankensplitter: Szenarien, wie wir sie im März und April erlebten, können jederzeit wiederkommen. Das nächste Mal lässt sich nun vorbereiten.  

Checkliste

Vom Gewerbeimmobilienspezialisten CBRE stammen diese 15 Empfehlungen für eine sichere Rückkehr ins Büro.

Arbeitsumgebung

  • Reduzieren der maximalen Büronutzung. Überdenken der Arbeitsauslastung für den vorgeschriebenen Abstand zwischen den Mitarbeitern. Sichtbare Kennzeichnung hilft.
  • Ausreichend Desinfektionsmittel für Mitarbeiter und Besucher. Erhöhte Hygienemaßnahmen und Reinigung.
  • Aktive (nicht nur digitale) Kommunikation der Richtlinien und Empfehlungen an die Mitarbeiter.
  • Erhöhte Frischluftzufuhr für Büros, Nass- und anderen Nebenräumen. Im Sommer fällt das leichter.
  • Temperaturmessen bei den Mitarbeitern vor Betreten des Büros (bei großen Unternehmen). Beschränkung der Anzahl der externen Besucher (inklusive Kuriere).
     

Planung und Koordination

  • Ein Team, bestehend aus Mitarbeitern der wichtigsten Abteilungen, plant gemeinsam mit dem Management die Rückkehr ins Büro.
  • Notfallplan – was ist zu tun, wenn bei Mitarbeitern COVID-19-Symptome auftreten.
  • Erstellung eines Zeitplans für die schrittweise Rückkehr der Mitarbeiter ins Büro. Es sollte im Vorhinein definiert sein, wer wann ins Office zurück darf oder muss.
  • Spezielle Systeme –Einbahnregelungen, Zutrittsbeschränkungen – für die Nutzung gemeinsamer Räume (z.B. Besprechungsräume, Küche), damit sich nie zu viele Personen gleichzeitig in einem Raum aufhalten.
  • Entwickeln einer neuen Arbeitsschutzrichtlinie. Einhaltung sicherstellen.
     

Kommunikation mit Mitarbeitern

  • Offener Informationsaustauch sollte im gesamten Unternehmen möglich sein. Definition der geeigneten Kanäle zur internen Kommunikation.
  • Bevor die Mitarbeiter an den Arbeitsplatz zurückkehren, sollten ihnen die Vorteile und Rahmenbedingungen der Arbeit im Büro ins Gedächtnis gerufen werden, z.B. die Qualität der Einrichtungen, ungestörtes Arbeiten, High Speed Internet etc.
  • Empfehlung der Mitarbeiter, MNS Masken zu tragen, Sicherheitsabstände einzuhalten und für Hygiene zu sorgen – nach dem Prinzip Eigenverantwortung.
  • Ermutigung der Mitarbeiter, mit dem Fahrrad oder zu Fuß zur Arbeit zu kommen.
  • Zuletzt: Sich bewusst sein, dass das Home Office auch in Zukunft Teil der Unternehmenskultur sein wird.