Effiziente Arbeitsprozesse in der Cloud

Cloudbasierte Plattformen und Workflows sowie der Einsatz von mobilen Endgeräten und Digitalen Signaturen revolutionieren das Kommunikationsverhalten bei Geschäftsprozessen. Die Zeiten des unstrukturierten Nachrichtenaustauschs sind passé. Die Zukunft bringt Effizienz und Datensicherheit.

Digitale Inhalte über Organisations-, IT-Infrastruktur- und Ländergrenzen hinweg effizient zu bearbeiten gelingt am besten über cloudbasierte Plattformen und Workflows – am Beispiel der Fabasoft Business Process Cloud. Werden Dokumente und Daten von Unternehmen und ihren Geschäftspartnern zentral in der Cloud abgelegt, sind sie zeit- und ortsunabhängig verfügbar.

Um professionell arbeiten zu können, genügt ein mobiles Endgerät mit einem HTML5-fähigen Browser. Der Zugriff auf die Dokumente ist auch offline möglich. Dafür sorgt die Synchronisation von Ordnern und Objekten in das lokale Dateisystem. Das Zurücksynchronisieren von bearbeiteten Objekten erfolgt, wenn wieder eine Verbindung zur Cloud hergestellt werden kann.

Der Vorteil der cloudbasierten Plattform liegt auf der Hand: Die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen im Unternehmen selbst sowie zwischen Unternehmen, ihren Partnern und Lieferanten vollzieht sich grenzen- und nahtlos, auch länder- oder kontinenteübergreifend. Einen Beitrag zur „Barrierefreiheit“ leistet auch die intuitive Benutzeroberfläche. So wird bereits beim Design neuer Funktionalitäten darauf geachtet, Menschen mit Beeinträchtigung sowohl bei der Eingabe, als auch bei der Darstellung bestmöglich zu unterstützen.

Korrespondenzmanagement

Was die Produkte des Linzer Software-Unternehmens Fabasoft auf Basis der Fabasoft Business Process Cloud zu leisten imstande sind, zeigt Fabasoft Approve, das Standardprodukt für technisches Datenmanagement, beim Einsatz in namhaften Konzernen wie Siemens Mobility.

Seit 2018 setzt die Siemens Mobility Gesellschaft, der das internationale Mobilitätsgeschäft des Siemens-Konzerns zugeordnet ist, auf Services von Fabasoft. Informationen, die über die verschiedensten Kommunikationswege ausgetauscht werden, steigen mit der Dauer von großen Projekten exponentiell an. Dabei den Überblick zu behalten, keine anstehenden Fristen zu übersehen und dafür zu sorgen, dass jeder Beteiligte am selben und aktuellsten Informationsstand ist, stellt eine Mammutaufgabe dar.

»„Unser Wunsch war es deshalb, unterschiedlich verteilte Datenquellen durch eine umfassende Korrespondenzmanagement-Lösung zu ersetzen.“«

Martin Diemt, Head of Project Operation Functions, Siemens Mobility.

„Unser Wunsch war es deshalb, unterschiedlich verteilte Datenquellen durch eine umfassende Korrespondenzmanagement-Lösung zu ersetzen“, erklärt Martin Diemt, Head of Project Operation Functions, Siemens Mobility, die Ausgangslage vor zwei Jahren.

Transparente Kommunikation

Das Ziel lautete, Projektmitarbeiter dahin zu bringen, dass die Kommunikation kontrolliert im Status von „Geschäftsbriefen“ in der Cloud abläuft. Inhalte werden dazu als Dokumente erzeugt, bearbeitet, mit Fristen sowie zu erledigenden „Aktionen“ versehen und dem zuständigen Bearbeiter zugewiesen, der seine Aufgabe in der Cloud erledigen kann.

„Das Korrespondenzmanagement mit Fabasoft Approve zeichnet sich dabei durch flexible Skalierbarkeit, einfache Administration und vollständige Nachvollziehbarkeit aus“, betont Diemt. Benutzer können unkompliziert zur Lösung hinzugefügt werden und sind dank des Rollenkonzepts sofort an der richtigen Stelle berechtigt. Die Zugriffsrechte sind somit klar geregelt. Eine Ablagestruktur kann den jeweiligen Anforderungen entsprechend vorgegeben werden.

Internationales Großprojekt

Seit 2019 ist das cloudbasierte Standardprodukt Fabasoft Approve auch in einem Megaprojekt einer kanadischen Eisenbahngesellschaft im Einsatz. Im Jahr davor hat Siemens Mobility den Auftrag aus Kanada bekommen, 32 Züge einer neuen Zug-Generation zu entwickeln, die ab 2022 auf der Hauptstrecke von Quebec nach Windsor unterwegs sein werden.

Der Einsatz einer gemeinsamen Plattform zum Austausch von technischen Daten und Dokumenten im Projekt sorgt für einen effizienten Arbeitsablauf, bei dem der Austausch, die Bearbeitung und die Abnahme von hunderttausenden vertraglich verpflichtenden Dokumenten in den Bereichen Design, Planung, Bewilligung oder Zertifizierung zu vollziehen sind. Um den hoch komplexen, in einem Kreislauf zwischen Siemens Mobility und der Bahngesellschaft ablaufenden Begutachtungs-, Prüf- und Kommentarprozess so reibungslos wie möglich durchführen zu können, wird auf digitale Geschäftsprozesse und cloudbasierte Workflows gesetzt.

Seit 2004 hat die Linzer Software-Schmiede Fabasoft ihre österreichische Unternehmenszentrale im Linzer Bruckner Bürocenter. Michael Wimmer

Mobilität & Digitale Signaturen

Eine zentrale Rolle kommt im Rahmen dieser heterogenen, grenzübergreifenden Projektorganisation der Möglichkeit zu, über mobile Endgeräte in der Cloud verbunden zu sein. Geht es darum, Arbeitsdokumente zu verfassen, zu kommentieren und in mehrstufigen Freigabevorgängen inhaltlich, technisch und vertraglich zu prüfen, sind Spezialisten wie Sachverständige auf die Kommunikation via Smartphones, Notebooks oder Tablets angewiesen.

Ein wesentlicher Effizienzgarant ist dabei die Einbettung verbindlicher, rechtsgültiger Digitaler Signaturen. „Neben der Sicherheit, dass ein Dokument nicht manipuliert wurde, bietet digitales Unterzeichnen in der Fabasoft Business Process Cloud die Vorteile von geografischer und zeitlicher Flexibilität, voller Transparenz und Nachvollziehbarkeit über den gesamten Signiervorgang, des sicheren Austauschs von sensiblen Dokumenten sowie der revisionssicheren Archivierung aller unterzeichneten Dokumente“, erklärt Andreas Dangl, Geschaftsführer Fabasoft Austria GmbH.

Einsatz im Anlagenbau

Wie bedeutend das Thema der mobilen Bearbeitung von Dokumenten über eine Cloud-Infrastruktur ist, zeigt sich ebenfalls im Anlagenbau am Beispiel von Siemens Energy. Das Unternehmen liefert u. a. schlüsselfertige, fossile Kraftwerkslösungen wie zum Beispiel Gas- oder Dampfturbinenkraftwerke. Der Aufwand für die Projektabwicklung und die Organisation der dafür benötigten Daten und Dokumente ist beträchtlich und eignet sich ideal, um die Dokumentationsmanagement-Prozesse in die Cloud zu verlagern und Bearbeitungen sowohl vom stationären Arbeitsplatz aus, als auch mobil zu ermöglichen.

Der mobile Einsatz ist vor allem in Sachen Qualitätskontrolle eine Schlüsselanforderung. So müssen zum Beispiel alle Anschlusspunkte von elektrotechnischen Bauverbindungen – sogenannte Isometrien, von denen es pro Kraftwerk zigtausende gibt – kontrolliert und dokumentiert werden. Die frühere Praxis, bei der hunderte Prüfer im Kraftwerk fotografiert und händisch auf Zetteln dokumentiert haben, was schlussendlich als Papierberg in eigenen Baucontainern landete, erwies sich als denkbar ineffizient.

Im Hinblick auf eine zeitnahe, klare und strukturierte Abarbeitung der gesammelten Informationen im Rahmen der Prüfprozesse, wird nunmehr digitalisiert in der Cloud vorgegangen, wobei dank einer eigens entwickelten mobilen App Sachbearbeiter und Prüfer am iPad und iPhone auf Daten in der Cloud zurückgreifen können. Durchlaufzeiten von Informationen wurden damit bei gleichzeitig erhöhter Datenqualität und -verfügbarkeit drastisch verringert. Die Option auf der Baustelle vor Ort einfach und rechtsverbindlich auf mobilen Endgeräten digital signieren zu können – auch offline – sorgt zusätzlich für eine enorme Prozessvereinfachung und -beschleunigung.

Zum Unternehmen

Geht es um das digitale Management von Dokumenten, Akten und Geschäftsprozessen, so zählt das 1988 gegründete Unternehmen Fabasoft mit Sitz in Linz zu den führenden Software-Manufakturen Europas. Die Fabasoft AG entwickelt und vertreibt Software für die Bereiche digitale Geschäftsprozesse, Enterprise Search und Wissensmanagement.

Im Fokus stehen als Zielgruppe sowohl öffentliche Institutionen als auch private Wirtschaftsunternehmen mit hohen Compliance- und Sicherheitsanforderungen. Die zentralen Geschäftsbereiche des Unternehmens sind neben den Business Process Cloud Services das technische Daten- und Dokumentationsmanagement (Fabasoft Approve), das Vertragsmanagement (Fabasoft Contracts) und Lösungen für die öffentliche Verwaltung (Fabasoft eGov-Suite).

Dazu kommen intelligente Redaktionssysteme von Xpublisher und KI-Anwendungen (Mindbreeze). „Unser Unternehmen steht für Digitalisierung, Beschleunigung und Qualitätssteigerung von Geschäftsprozessen und fördert die länderübergreifende Zusammenarbeit von Unternehmen“, bringt es Vorstand und Mitgründer Helmut Fallmann auf den Punkt.

Nähere Informationen unter:www.fabasoft.com