Datenmanagement in der Smart Factory

Das cloudbasierte Produkt des Linzer Software-Unternehmens Fabasoft ist speziell für das technische Daten- und Dokumentenmanagement in der Industrie konzipiert. Welch wertvolle Dienste Fabasoft Approve leistet, zeigen beispielhaft Anwendungen in Projekten von namhaften Großkonzernen.

Kaum ein Thema prägt den Maschinen- und Anlagenbau derzeit so sehr wie „Smart Factory“. In einer Branchenumfrage unter Herstellerunternehmen aus 13 Ländern weltweit (November 2019) gaben 68 % der 1348 Befragten an, dass sie bereits erste Smart-Factory-Initiativen gestartet haben. Ziel der intelligenten Fabriken ist die Schaffung einer Produktionsumgebung, die ohne menschliche Eingriffe auskommt. Doch eine moderne Stateof-the-Art-Fertigung allein reicht nicht aus. Schließlich müssen Unternehmen die Daten aus der digitalen Fabrik verarbeiten und zusätzlich zu ihren Gütern die zugehörige Dokumentation für ihre Kunden, Partner und Behörden zur Verfügung stellen.

Automatisiert und sicher

Im Zuge der Automatisierung und des steigenden Auftragsvolumens gilt es, hohe Dokumentationsanforderungen zu erfüllen, die den vertraglichen und rechtlichen Rahmenbedingungen jener Länder entsprechen müssen, in denen die Produkte zum Einsatz kommen. Vielfach wird dabei auf klassische Kommunikationsmittel wie E-Mail und Fax und sogar auf den Postweg vertraut. Wenn dabei Dokumente händisch sortiert, an die zuständigen Stellen weitergeleitet oder archiviert werden, konterkariert dies Idee und Ziel der Smart Factory.

Weitaus effizienter lassen sich die geforderten Unterlagen — dazu zählen neben technischen Dokumenten wie Zeichnungen, 3-D-Modelle sowie Betriebs- und Wartungshandbücher auch Verträge, Zertifikate und Zulassungs- und Genehmigungsdokumente — aus einer Plattform heraus steuern und austauschen. Ein cloudbasiertes System sorgt in sicherer und effizienter Weise dafür, dass die entsprechenden Vorgänge automatisiert gestartet und abgefragt werden. Davon profitieren nicht nur die produzierenden Unternehmen selbst, sondern auch Auftraggeber, Komponentenhersteller oder Behörden. 

Fabasoft Approve

„Durch den Einsatz eines technischen Daten- und Dokumentenmanagementsystems kann der gesamte Informationslebenszyklus rund um die Produkte eines Unternehmens für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar abgewickelt werden, was zu effizienten und sicheren Projektabläufen führt“, erklärt Andreas Dangl, Geschäftsführer Fabasoft Austria GmbH (siehe Interview unten).

Die Vorteile eines Produkts wie Fabasoft Approve sind mannigfaltig. Sämtliche Dokumente und Daten liegen zentral in der Cloud. Berechtigte erhalten jederzeit — auch mobil — sicheren Zugriff. Eine intuitive, webbasierte und in 22 Sprachen verfügbare Benutzeroberfläche vereinfacht die nahtlose Zusammenarbeit über Länder-, Unternehmens- und Abteilungsgrenzen hinweg deutlich. Durch klare Ablagestrukturen, Statusanzeige und integriertes Fristenmanagement behalten Unternehmen jederzeit den Gesamtüberblick über Dokumentationsstand, anstehende Aufgaben und Abgabetermine.

»„Durch den Einsatz eines technischen Daten- und Dokumentenmanagementsystems kann der gesamte Informationslebenszyklus rund um die Produkte eines Unternehmens für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar abgewickelt werden, was zu effizienten und sicheren Projektabläufen führt.“«

Andreas Dangl

Der jeweilige Bearbeitungsstatus kann jederzeit von allen Berechtigten eingesehen werden und gibt damit einen besseren Überblick über Revisions- und Freigabestände. Um Bearbeitungen nachvollziehbar zu gestalten, werden sämtliche Zugriffe dokumentiert. Für jede getätigte Änderung entsteht automatisiert eine neue Dokumentenversion. Im Bedarfsfall können unterschiedliche Dokumentenversionen miteinander verglichen oder wiederhergestellt werden.

Bei den automatisierten Prozessen, die den manuellen Aufwand reduzieren und die effiziente Abwicklung der Dokumentation ermöglichen, unterstützen grafische Prozesseditoren bei der Anpassung an unternehmens- und projektspezifische Anforderungen. Programmierkenntnisse sind nicht notwendig. Die tägliche Abstimmung wird wiederum durch eine ebenso intelligente wie praktische Annotationsfunktion erleichtert. Dokumente können demnach jederzeit — online und offline — geändert und mit Annotationen versehen werden. Unterschieden wird dabei zwischen persönlichen Anmerkungen und öffentlichen Kommentaren, die mit Partnern geteilt werden können. Zentral verwaltete Dokumentenvorlagen sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild.

Daten liegen zentral in der Cloud. Berechtigte erhalten jederzeit – auch mobil – sicheren Zugriff. Eine intuitive, webbasierte und in 22 Sprachen verfügbare Benutzeroberfläche vereinfacht die Prozessführung.  ipopba/iStock/Getty Images Plus

Über vordefinierte Regeln werden Dokumente automatisiert mit Metadaten angereichert, klassifiziert und kategorisiert. Um Informationen aus großen Datenmengen schnell zu extrahieren, kommt eine semantische Volltextsuche zur Anwendung. Fabasoft Approve zeichnet sich zudem durch seine Flexibilität und Kompatibilität aus. Geboten werden zahlreiche, standardisierte Schnittstellen zur Koppelung mit bestehenden ERP- (SAP), CRM- und PIM-Systemen. Zudem werden gängige Dateiformate und Standards unterstützt.

Digitale Prozesse

Was Fabasoft Approve zu leisten imstande ist, zeigt sich im Einsatz bei Kunden wie beispielsweise Siemens Energy. Das Unternehmen bietet u. a. integrierte und schlüsselfertige Kraftwerkslösungen, z. B. Gas- oder Dampfturbinenkraftwerke, an. Der Aufwand für die Projektabwicklung und für die Organisation der zur Dokumentation der Anlagen benötigten Daten und Dokumente ist beträchtlich. In der Vergangenheit stellten Siemens-Mitarbeiter Dokumente auf einem Download-Server bereit und informierten anschließend Geschäftspartner per E-Mail. Feedback und Freigaben des Lieferanten oder Kunden kamen daraufhin per E-Mail wieder zurück und mussten manuell in SAP Plant PDM eingepflegt werden. Aufgrund des hohen administrativen Aufwands entschied sich Siemens deshalb dazu, eine cloudbasierte, individuelle Lösung auf Basis des Produkts Fabasoft Approve einzusetzen.

Dokumente werden nunmehr vollautomatisiert aus SAP Plant PDM bereitgestellt und externes Feedback oder Freigaben wieder zurücksynchronisiert. Eine ausführliche Versionierung stellt die volle Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsschritten sicher. Siemens profitiert von einer signifikanten Effizienzsteigerung durch den hohen Automatisierungsgrad und einem konsistenten Informationsstand für alle Benutzer. Die termingerechte Abwicklung von unternehmensübergreifenden Prozessen wird deutlich vereinfacht. „Die Integration in die Siemens Infrastruktur konnte zügig realisiert und Abstimmungs- und Freigabeprozesse mit unseren externen Partnern, beispielsweise Lieferanten und Endkunden, deutlich beschleunigt werden“, sagt Harald Hümmer, Siemens Energy.

»„Die Integration in die Siemens Infrastruktur konnte zügig realisiert und Abstimmungs- und Freigabeprozesse mit unseren externen Partnern, beispielsweise Lieferanten und Endkunden, deutlich beschleunigt werden.“«

Harald Hümmer, Siemens Energy

Bereits 2016 wurde von Fabasoft, basierend auf dem Standardprodukt „Fabasoft Business Process Cloud“, die „Siemens Cloud Collaboration“ zur Digitalisierung von Projektmanagement- Prozessen geschaffen. Die Zielsetzung im jüngsten Projekt war es, die Lösung um Funktionen zu erweitern, mit denen direkt auf der Baustelle, einfach, schnell und digital vom Tablet aus, Dokumente nachvollziehbar bearbeitet werden können. „Durch den Umstieg auf ein digitales Projektdatenmanagement und den kompletten Verzicht auf Papier konnten wir mit einem einfachen Completeness-Check eine wesentlich höhere Qualität in unseren Projekten erreichen und den manuellen Koordinationsaufwand für unsere Mitarbeiter enorm reduzieren“, zeigt sich Anke Kunze, Project Management, Operating Company Gas and Power / Siemens Energy Solutions, hochzufrieden.

Zeiteffizienz

Auf Fabasoft Approve setzt auch der Konzern KSB, ein führender Anbieter von hochwertigen Pumpen, Armaturen und zugehörigen Systemen, im Rahmen des Projektes „Digitale Fabrik“. Auf der Suche nach einem digitalen Daten- und Dokumentationsmanagement führte KSB vor Projektstart eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der digitalen Lieferantendokumentation durch, die eine Amortisation der Kosten von weniger als einem Jahr für das Pilotwerk in Pegnitz ergab. Aktuell läuft dort der Pilotbetrieb mit rund 200 Mitarbeitern.

In der nächsten Phase ist die Erweiterung auf die Werke Frankenthal und Halle geplant mit dem Ziel, die Anwendung weltweit auszurollen. „Durch Fabasoft Approve ist es uns gelungen, komplexe Sonderdokumentationen im projektbezogenen Maschinenbau transparent, effektiv und benutzerfreundlich in einer Cloud-Plattform zu bearbeiten. Aufwendige Prüf- und Genehmigungsverfahren können jetzt prozesssicher und nachvollziehbar abgewickelt werden, damit ersparen wir uns rund 4500 Arbeitsstunden pro Jahr“, sagt Christian Strobl, Operativer Einkauf Pumpen & Systeme bei KSB.

 Fabasoft

„Customer first“

Vor welchen Herausforderungen steht die Industrie, wenn es um den Umgang mit technischen Daten und Dokumenten im Zusammenhang mit einer Smart Factory geht?

Der Umgang mit administrativen Prozessen ist ein wichtiger Baustein einer Smart Factory. IoT und Sensordaten alleine machen noch keine Smart Factory aus. Es geht darum, auch die zugrundeliegenden Prozesse in der Verwaltung, Einkauf, Auftragsabwicklung usw. zu digitalisieren und in Folge ohne „Medienbruch“ transparent abwickeln zu können. Es gilt, alle vorhandenen Daten zu analysieren und so für den Menschen aufzubereiten, dass die alltägliche Arbeit erleichtert wird. Zusammengefasst: Ein Mangel an Transparenz, Kontrolle, Nachvollziehbarkeit und effizienten Kommunikationswegen bei der Lieferantendokumentation verzögert Abläufe und somit den Projektfortschritt. Das ist ineffizient und kostspielig.

Wie kann Fabasoft Unternehmen dabei helfen, diese Herausforderungen zu meistern?

Um die Herausforderungen von Großprojekten zu bewältigen, braucht es einen einheitlichen Informationsstand, der jederzeit zur Verfügung steht. Dabei hilft Fabasoft Approve, das nicht nur sämtliche Dokumente zentral verwaltet, sondern auch alle damit verbundenen Prozesse nachvollziehbar und unter-nehmensübergreifend abbildet. Das gewährleistet, dass alle Projektbeteiligten zu jedem Zeitpunkt denselben Informationsstand haben, Fristen eingehalten werden und Projekte reibungslos und effizient ablaufen. Wie hervorragend Fabasoft Approve von unseren Kunden angenommen wird, zeigt der kürzlich veröffentlichte Enterprise Content Management Data Quadrant Report 2020. Fabasoft Approve wurde dabei von der unabhängigen Bewertungsplattform SoftwareReviews als absoluter Spitzenreiter im „Leaders Quadrant“ platziert.

Unser Produkt erreichte die höchste Positionierung sowohl bei „Produktfeatures und Kundenzufriedenheit“ als auch in der Kategorie „Erfahrungen mit dem Anbieter und Leistungsfähigkeit“. Die Kundenumfrage ergab zudem eine hohe emotionale Identifikation der Anwender mit Fabasoft Approve und Fabasoft als Produkthersteller. Das positive Feedback unserer Anwender freut uns sehr. Es bestätigt die überdurchschnittlich gute Arbeit des Fabasoft-Teams und zeigt, dass wir mit unserer Philosophie „Customer first“ genau am Puls der Zeit sind.