Mit der Wahl der richtigen Vertragsmanagementsoftware lässt sich die Produktivität in jedem Unternehmen steigern, ob in der Einkaufs-, Vertriebs- oder Rechtsabteilung. Schlüsselfaktoren sind Cloud-Dienste sowie der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und rechtssicheren digitalen Signaturen.
Software-Innovationen
Verträge haben einen unmittelbaren Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Um den Überblick über den Vertragsbestand und die daraus entstehenden Rechte und Pflichten zu bewahren, braucht es klar definierte, automatisierte Prozesse sowie übersichtliche Listen und Dashboards. Das gilt vor allem dann, wenn Vertragsdokumente dezentral erstellt, abgeschlossen und aufbewahrt werden.
Modernes Vertragsmanagement ist cloudbasiert
Die cloudbasierte Software Fabasoft Contracts unterstützt Betriebe während des gesamten Vertragslebenszyklus: Von der gemeinsamen, unternehmensübergreifenden Generierung und der effizienten Abwicklung von Prüf-, Genehmigungs- und Freigabeprozessen über die Erfüllung, das Controlling bis hin zur revisionssicheren Archivierung der Vereinbarungen. Ziel von Fabasoft Contracts ist es, die Workflows bei der Erstellung, Verhandlung und Administration von Verträgen zu beschleunigen. „Smartes Vertragsmanagement offeriert Unternehmen viele Vorteile. Es erleichtert das Handling enorm und sorgt für mehr Transparenz, höhere Prozessgeschwindigkeit und eine strukturierte Zusammenarbeit aller Beteiligten“, bringt es Robin Schmeisser, Fabasoft International Services GmbH, auf den Punkt.
»„Smartes Vertragsmanagement mit KI beschleunigt die Digitalisierung des Vertragsbestands enorm. Umständliche und zeitintensive
Robin Schmeisser
Zeichnungsprozesse gehören der Vergangenheit an, wenn mobil anwendbare digitale Signaturen zum Einsatz kommen.“
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KI unterstützt bei der Vertragsverwaltung
Neue, auf künstlicher Intelligenz basierende Funktionen stellen schnellere Prozesse, erhöhte Datenqualität und eine wesentlich verbesserte Entscheidungsgrundlage sicher. Die intelligenten Dashboards in Fabasoft Contracts liefern einen kompakten Überblick über alle benötigten Vertragsdaten. Individuelle Gestaltungsmöglichkeiten, kombiniert mit umfangreichen Sortier-, Filter- und Auswertungsfunktionen, erlauben eine rasche Erstellung dynamischer Berichte. So gelingt es, individuelle Parameter wie Vertragssummen, Adressdaten oder wichtige Kennzahlen auf Knopfdruck in einer Vielzahl von unterschiedlichen Diagrammtypen und in Tabellen zu visualisieren sowie diese mit Kollegen und Geschäftspartnern zu teilen. Außerdem verhindert ein automatisiertes Fristenmanagement mit Erinnerungsfunktion das Übersehen von Terminen und Verpflichtungen.
„In der Zukunft des Vertragsmanagements stehen Datenanalyse und -qualität im Vordergrund“, betont Schmeisser. Fabasoft Contracts liest dank KI-basierter Contract Analytics relevante Daten automatisiert aus. Fehler durch händisches Erfassen fallen weg. Die Analyse der Vertragsdaten hilft, Abweichungen von Soll- und Ist-Zuständen zu erkennen und leistet damit einen Beitrag, sowohl Risiken zu identifizieren als auch Prozesse zuverlässig zu steuern.
Mehr Effizienz durch digitale Signaturen
Fabasoft Contracts ermöglicht es zudem, Verträge digital zu unterschrieben – zu jeder Zeit und von überall. „Digitale Signaturen gehören mittlerweile zu den Grundfunktionen eines modernen Vertragsmanagements. Die Anforderungen sind hoch: Diese müssen eindeutig, fälschungssicher und überprüfbar sein“, so Robin Schmeisser. Die in Fabasoft Contracts integrierte digitale Unterschrift entspricht einer „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“ gemäß eIDAS-Verordnung der Europäischen Union, ist rechtswirksam und wesentlich sicherer als ihr handschriftliches Gegenstück. Dass sie sich schnell und einfach in Workflows einbinden lässt, beschleunigt nicht nur interne Prüf-, Genehmigungs- und Freigabeprozesse, sondern vereinfacht auch den gesamten Vertragsmanagementprozess im Zusammenspiel mit externen Partnern.
Weitere Informationen unter: www.fabasoft.com/produkte/fabasoft-contracts