Case Study: Die Arbeit des Technologie- und Maschinenbauunternehmens PALFINGER mit der cloudbasierten Vertragsmanagement-Software Fabasoft Contracts.
Beim Technologie- und Maschinenbauunternehmen PALFINGER, dem weltweit führenden Anbieter innovativer Kran- und Hebelösungen, wird Digitalisierung nicht erst seit der Corona-Pandemie großgeschrieben. „Die digitale Transformation steht schon seit Jahren im Fokus unseres Unternehmens mit Hauptsitz in Bergheim bei Salzburg und rund 11.000 Mitarbeitern an 34 Fertigungsstandorten“, sagt PALFINGER-CEO Andreas Klauser. Dazu gehört neben der Digitalisierung smarter Kernprozesse und dem Nutzen der Daten bei Produkten, in der Herstellung und beim Erbringen von Services für Kunden ebenfalls die Entwicklung innovativer Geschäftsprozesse. Die Zusammenarbeit des österreichischen Konzerns mit zahlreichen Partnern rund um den Globus ist durch viele Vertraulichkeitsvereinbarungen, Lieferanten-und Händlerverträge geregelt.
Mangels zentraler Dokumentenverwaltung standen die Mitarbeiter der Rechtsabteilung dabei noch vor wenigen Jahren täglich vor großen Hürden. Der Einsatz gängiger Webanwendungen erwies sich etwa in Sachen Fristenmanagement und im Hinblick auf effiziente, automatisierte Workflows als nicht zufriedenstellend. PALFINGER begab sich auf die Suche nach einer standardisierten Lösung zur Verwaltung des unternehmensweiten Vertragsbestandes an einem Ort. Ziel war es, nicht nur sämtliche Optimierungspotenziale im digitalen Vertragsmanagement auszuschöpfen, sondern die Daten auch in einem hochsicheren europäischen Rechenzentrum zu speichern und zu verwalten. Die Wahl fiel auf die cloudbasierte Vertragsmanagement-Software Fabasoft Contracts.
Die Vorteile im Detail
Die Rechtsabteilung von PALFINGER agiert als Serviceeinheit für das gesamte Unternehmen und übernimmt dabei die zentrale Aufbewahrung, Verwaltung und Kontrolle von bestehenden Verträgen. Das Team profitiert durch Fabasoft Contracts unter anderem von der semantischen Volltextsuche, der Fabasoft „Zeitreise“ und dem integrierten Kalender samt Fristenmanagement. Alexander Mestian, Datenschutzbeauftragter bei PALFINGER, erklärt die sich daraus ergebenden Vorteile im Detail: „Bei der semantischen Volltextsuche helfen uns die umfangreichen Such- und Filtermöglichkeiten, Verträge, die dazugehörigen Dokumente oder die benötigten Details rasch zu finden und an unsere Kollegen weiterzuleiten. Die Fabasoft Zeitreise-Funktion erleichtert wiederum das Vergleichen und Wiederherstellen von älteren Vertragsversionen.“
Änderungen, die Mitarbeiter bei der Bearbeitung vornehmen, lassen sich dadurch vollumfänglich nachvollziehen. Die revisionssichere Dokumentation und die Archivierung in der Cloud gewährleisten die Erfüllung der Compliance-Anforderungen. Auch das integrierte Fristenmanagement von Fabasoft Contracts kommt PALFINGER zugute: „Dadurch können wir sämtliche Termine einhalten. Die automatische Erinnerung an Vertragsabläufe und -verlängerungen erleichtert uns das tägliche Handling von Verträgen enorm“, so Mestian. Alle Kontrakte, Akten und Termine sind in Fabasoft Contracts und somit auch im Outlook-Kalender integriert. Das reduziert Risiken, da Inkonsistenzen zwischen Vertragsakt und Kalender wegfallen.
Sofortiger Einsatz
Seit 2019 arbeitet PALFINGER mit Fabasoft Contracts. Für das Technologie- und Maschinenbauunternehmen war es besonders wichtig, eine Software ohne zeitintensives und kostspieliges Projekt zu implementieren. Bei Fabasoft Contracts überzeugten das übersichtliche User-Interface, die intuitive Menügestaltung sowie die hohe Skalierbarkeit der Cloudlösung. PALFINGER setzte die Software innerhalb kürzester Zeit und ohne Beratungsleistung im Unternehmen ein. Die Mitarbeiter sparen seither wertvolle Zeitressourcen und behalten stets den Überblick. „Schnell, einfach und intuitiv, nicht nur in der Anwendung, sondern auch in der Einführung“, fasst Alexander Mestian zusammen.
Sicherheit in der Cloud
Auch die Datenverwaltung und -speicherung in einem europäischen Rechenzentrum spielte für PALFINGER bei der Entscheidung für die cloudbasierte Vertragslösung von Fabasoft eine bedeutende Rolle. „Die umfassenden Zertifizierungen der Fabasoft Business Process Cloud beweisen die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards. Das war ein wesentliches Kriterium für uns“, betont Mestian. Dieser Aspekt stelle zudem einen Mehrwert in Bezug auf die Aufsichtsratskommunikation dar. So eignet sich die Fabasoft Business Process Cloud etwa bestens für den Austausch sensibler Unterlagen. Mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung greifen die Mitglieder des AR-Gremiums in geschützter Umgebung auf sämtliche relevanten Informationen zu.
INFORMATION
FABASOFT CONTRACTS ist eine cloudbasierte Vertragsmanagement-Software für die zentrale Verwaltung von Verträgen. Dashboards bieten eine konsolidierte Übersicht über vertragsbezogene Inhalte und daraus resultierende Rechte und Pflichten. Ein automatisiertes Fristenmanagement unterstützt bei der Einhaltung von Terminen. Zur schnelleren Digitalisierung von Vertragsbeständen verwendet die Cloudlösung Künstliche Intelligenz.