„Wir konnten Fabasoft Contracts ohne IT-Projekt rasch im Unternehmen ein­führen. Die intuitive Software erspart uns seither Zeit beim Suchen, Einsehen und Verwalten unserer Verträge“, sagt Alexander Mestian, Datenschutzbe­auftragter bei PALFINGER.
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Vertragsmanagement: Schnell, einfach, intuitiv

Case Study: Die Arbeit des Technologie- und Maschinenbauunternehmens PALFINGER mit der cloudbasierten Vertragsmanagement-Software Fabasoft Contracts.

Beim Technologie- und Ma­schinenbauunternehmen PALFINGER, dem weltweit führenden Anbieter innovativer Kran- und Hebelösungen, wird Digitalisierung nicht erst seit der Corona-Pandemie großgeschrie­ben. „Die digitale Transformation steht schon seit Jahren im Fokus unseres Unternehmens mit Hauptsitz in Bergheim bei Salz­burg und rund 11.000 Mitarbei­tern an 34 Fertigungsstandorten“, sagt PALFINGER-CEO Andreas Klauser. Dazu gehört neben der Digitalisierung smarter Kernpro­zesse und dem Nutzen der Daten bei Produkten, in der Herstellung und beim Erbringen von Services für Kunden ebenfalls die Entwick­lung innovativer Geschäftsprozes­se. Die Zusammenarbeit des ös­terreichischen Konzerns mit zahl­reichen Partnern rund um den Globus ist durch viele Vertraulich­keitsvereinbarungen, Lieferanten-und Händlerverträge geregelt.

Mangels zentraler Dokumenten­verwaltung standen die Mitarbei­ter der Rechtsabteilung dabei noch vor wenigen Jahren täglich vor großen Hürden. Der Einsatz gängiger Webanwendungen er­wies sich etwa in Sachen Fristen­management und im Hinblick auf effiziente, automatisierte Work­flows als nicht zufriedenstellend. PALFINGER begab sich auf die Suche nach einer standardisierten Lösung zur Verwaltung des unter­nehmensweiten Vertragsbestan­des an einem Ort. Ziel war es, nicht nur sämtli­che Optimierungspotenziale im digitalen Vertragsmanagement auszuschöpfen, sondern die Daten auch in einem hochsiche­ren europäischen Rechenzentrum zu speichern und zu verwalten. Die Wahl fiel auf die cloudbasierte Vertragsmanagement-Software Fabasoft Contracts.

Die Vorteile im Detail

Die Rechtsabteilung von PALFIN­GER agiert als Serviceeinheit für das gesamte Unternehmen und übernimmt dabei die zentrale Aufbewahrung, Verwaltung und Kontrolle von bestehenden Ver­trägen. Das Team profitiert durch Fabasoft Contracts unter anderem von der semantischen Volltextsu­che, der Fabasoft „Zeitreise“ und dem integrierten Kalender samt Fristenmanagement. Alexander Mestian, Daten­schutzbeauftragter bei PALFINGER, erklärt die sich daraus ergebenden Vorteile im Detail: „Bei der semantischen Volltextsu­che helfen uns die umfangreichen Such- und Filtermöglichkeiten, Verträge, die dazugehörigen Do­kumente oder die benötigten De­tails rasch zu finden und an unse­re Kollegen weiterzuleiten. Die Fabasoft Zeitreise-Funktion er­leichtert wiederum das Verglei­chen und Wiederherstellen von älteren Vertragsversionen.“

Ände­rungen, die Mitarbeiter bei der Bearbeitung vornehmen, lassen sich dadurch vollumfänglich nachvollziehen. Die revisionssi­chere Dokumentation und die Archivierung in der Cloud ge­währleisten die Erfüllung der Compliance-Anforderungen. Auch das integrierte Fristenma­nagement von Fabasoft Contracts kommt PALFINGER zugute: „Da­durch können wir sämtliche Ter­mine einhalten. Die automatische Erinnerung an Vertragsabläufe und -verlängerungen erleichtert uns das tägliche Handling von Verträgen enorm“, so Mestian. Alle Kontrakte, Akten und Termine sind in Fabasoft Contracts und so­mit auch im Outlook-Kalender in­tegriert. Das reduziert Risiken, da Inkonsistenzen zwischen Ver­tragsakt und Kalender wegfallen.

Sofortiger Einsatz

Seit 2019 arbeitet PALFINGER mit Fabasoft Contracts. Für das Tech­nologie- und Maschinenbau­unternehmen war es besonders wichtig, eine Software ohne zeit­intensives und kostspieliges Pro­jekt zu implementieren. Bei Faba­soft Contracts überzeugten das übersichtliche User-Interface, die intuitive Menügestaltung sowie die hohe Skalierbarkeit der Cloud­lösung. PALFINGER setzte die Software innerhalb kürzester Zeit und ohne Beratungsleistung im Unternehmen ein. Die Mitarbeiter sparen seither wertvolle Zeitres­sourcen und behalten stets den Überblick. „Schnell, einfach und intuitiv, nicht nur in der Anwen­dung, sondern auch in der Ein­führung“, fasst Alexander Mestian zusammen.

Sicherheit in der Cloud

Auch die Datenverwaltung und -speicherung in einem europäi­schen Rechenzentrum spielte für PALFINGER bei der Entscheidung für die cloudbasierte Vertragslö­sung von Fabasoft eine bedeuten­de Rolle. „Die umfassenden Zerti­fizierungen der Fabasoft Business Process Cloud beweisen die Ein­haltung höchster Sicherheitsstan­dards. Das war ein wesentliches Kriterium für uns“, betont Mestian. Dieser Aspekt stelle zudem einen Mehrwert in Bezug auf die Auf­sichtsratskommunikation dar. So eignet sich die Fabasoft Business Process Cloud etwa bestens für den Austausch sensibler Unterla­gen. Mittels Zwei-Faktor-Authen­tifizierung greifen die Mitglieder des AR-Gremiums in geschützter Umgebung auf sämtliche relevan­ten Informationen zu.

INFORMATION

FABASOFT CONTRACTS ist eine cloudbasierte Vertragsmanage­ment-Software für die zentrale Verwaltung von Verträgen. Dashboards bieten eine konsoli­dierte Übersicht über vertragsbe­zogene Inhalte und daraus resultie­rende Rechte und Pflichten. Ein automatisiertes Fristenmanage­ment unterstützt bei der Einhal­tung von Terminen. Zur schnelleren Digitalisierung von Vertragsbestän­den verwendet die Cloudlösung Künstliche Intelligenz.

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