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Sitzung

Meetings: Was gibt es wirklich zu besprechen?

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Während Geschäftsreisen durch die Pandemie reduziert wurden, stieg die Anzahl (ineffizienter) Meetings. Mitarbeitende verbringen durchschnittlich 18 Stunden pro Woche in Besprechungen, obwohl davon knapp ein Drittel ohne Verlust einzusparen wäre.

Die Worte „wir müssen reden“ sorgen selten für Euphorie. Für Unternehmen bedeuten sie jedoch oft, einen hohen Preis zahlen zu müssen: Unbeteiligt an Sitzungen teilnehmen zu müssen, verschwendet rund 26.000 Euro pro Mitarbeiter jährlich, zeigt eine aktuelle Umfrage der University of North Carolina. Für die Studie wurden 632 Mitarbeiter in 20 Branchen dazu veranlasst, ihren Wochenkalender zu studieren und zu messen, wie viel Zeit sie tatsächlich in Meetings verbrachten, was sie davon erhielten und wie sie auf Einladungen reagierten.

Die Ergebnisse zeigen Potenzial, einzusparen: Obwohl es Mitarbeitende nur bei 14 Prozent der Einladungen gelingt, abzulehnen, halten sie 31 Prozent der Besprechungen für ineffizient und würden lieber aussteigen. Knapp die Hälfte der Mitarbeitenden ist der Ansicht, zu viele „unnötige“ Besprechungen im Kalender vorzufinden. Sogar mehr als die Hälfte ist davon überzeugt, an Sitzungen teilnehmen zu müssen, bei denen ihre Anwesenheit nicht essenziell notwendig ist. Mit 50 zu 42 Prozent ist der Anteil an Frauen, die zustimmen, zu viele Meetings zu haben, größer als jener der Männer.

Wer nicht betroffen ist, bleibt auch nicht bei der Sache

Wesentlich sei es, auf dem Laufenden zu bleiben. Ist dies der Fall, sind die Beschäftigten davon überzeugt, 30 Prozent der Besprechungen einsparen zu können. Die Verantwortung liege auf beiden Seiten: Die Person, die einlädt, habe zu informieren, die Arbeitnehmer die Pflicht, nachzufragen.

Sitzungshäufigkeit und Sitzungszeit nehmen mit zunehmender Führungsebene und der Zahl der Direkteinsatz zu: Arbeitnehmer, die keine Managementfunktion verantworten, haben in durchschnittlich 14 Sitzungen anwesend zu sein. Sie kritisieren, von fünf davon nicht zu profitieren. Manager haben sich mit rund 21 Sitzungen - also 22,2 Stunden pro Woche - zu beschäftigen. Solange sie auf dem Laufenden gehalten werden, wären davon 6,5 Sitzungen ohne weiteres zu vermeiden.

Zu überspringen sind vor allem all jene Besprechungen, die von Teamleitern oder Mitarbeitenden aus anderen Abteilungen angesetzt werden. Dabei handle es sich meist um allgemeine Informationen, die auch per Mail übermittelt werden könnten. Für 41 Prozent der Arbeitnehmer wären diese Meetings einzusparen. Denn: 70 Prozent beschäftigen sich in der Zeit mit anderen Aufgaben, und geben an, Multitasking zu betreiben und Kamera sowie Ton auszuschalten.

Wie es gelingt, ineffiziente Meetings zu reduzieren

Trotz des enormen Zeitaufwands für Sitzungen geben fast 80 Prozent der Beschäftigten an, nicht mit Führungskräften über eine Reduzierung zu sprechen. Es scheint so, als wäre es den Arbeitgebern nicht bewusst, in wie viele nutzlose Zusammenkünfte investiert wird. Auf die Arbeitshaltung der Mitarbeitenden wirken sich überflüssige Sitzungen jedoch direkt aus, sie sind dadurch verärgert und frustriert. Insgesamt würden es bei den Beschäftigten dazu führen, weniger Belastbarkeit vorzuweisen und die Produktivität zu verringern.

Es sei notwendig, die Meeting-Kultur neu zu strukturieren, zeigt der Report, unter anderem, indem Mitarbeitenden nur zu den Teilen der Besprechung einzuladen sind, in denen sie eine aktive Funktion haben. Darüber hinaus sei es notwendig, Sitzungsnotizen zu verteilen und direkt im Anschluss eine Zusammenfassung der wichtigsten Entscheidungen durchzuschicken. Mit 77 Prozent ist die Mehrheit der Angestellten der Ansicht, dass Sitzungsunterlagen spätestens einen Tag nach der Veröffentlichung ausgetauscht werden sollten. 

Jährlich 26.000 Euro pro Mitarbeiter einsparen

Es gebe drei Möglichkeiten, um die Besprechungskultur zu ändern: Als Mitarbeitender ein offenes Gespräch mit den Führungskräften zu suchen. Die wichtigsten Informationen von Besprechungen schriftlich auszuarbeiten und allen zukommen zu lassen. Und neue Gewohnheiten in den Unternehmen einzuführen, wie beispielsweise kurze Sequenzen in der Früh und am Nachmittag, um (bei Bedarf) alle auf den neuesten Stand zu bringen.