New Work. In den letzten drei Jahren hat Lebensmittelgroßhändler Kastner wesentliche Schritte in Richtung vernetztes Arbeiten vollzogen. Im Gespräch schildert Prokurist Wolfgang Huber die Anfänge, die Stolperfallen – und was geblieben ist.
„Ich bin schon seit 30 Jahren im Unternehmen. Als ich begonnen habe, musste jeder um 7 Uhr da sein, von 9 Uhr bis 9.18 Uhr war Pause, dann ging es wieder bis 12 Uhr und von 13 Uhr bis halb fünf“, so erinnert sich Wolfgang Huber, heute Prokurist, an seine Anfangszeit beim Großhändler Kastner. Heute wäre das natürlich nicht mehr vorstellbar, längst ist Gleitzeit selbstverständlich und – seit der Pandemie – auch Home-Office und vernetztes Arbeiten.
Freilich geht das nicht in jedem Sektor, Kastner ist ein breit aufgestelltes Unternehmen, Logistik, Nahversorger, Gastronomie, Groß- und Einzelhandel – all diese Bereiche und die Organisationsstruktur dahinter haben sehr unterschiedliche Bedürfnisse. „In manchen Sparten kann man es sich nicht aussuchen“, so Huber. „Wenn der Supermarkt um halb acht aufsperrt, muss die Kassa besetzt sein.“ Besonders im Lager sei es natürlich auch schwer.
Während der Pandemiezeit sei man, wie so viele andere Unternehmen, ins kalte Wasser gestoßen worden. Arbeitsfähige Mitarbeiter in Quarantäne, Personenbeschränkungen und Abstand im Office – es brauchte eine Lösung. Die Abteilungsleiter setzten sich zusammen und überlegten, welche Abteilungen und Stellen denn im Home-Office arbeiten könnten: EDV, Einkauf, Personalentwicklung, Sekretariat, das seien die Hauptkandidaten gewesen, erzählt Huber.
Aller Anfang ist schwer
Der Start ist naturgemäß holprig – Datenschutz wird zum heiklen Thema, Authentifizierungen müssen eingefordert werden und stoßen teils auf Unmut bei den Mitarbeitern. Man setzt sich mit Virenscannern, Blockern, neuer Software auseinander. Meetings finden über Teams statt, das Telefon wird auf eine Cloud-Lösung umgestellt.
Arbeitsaufzeichnungen müssen mangels Stempelkarte für zu Hause anders gestaltet werden: „Das haben wir dann über Onlinezeiterfassung in den Griff bekommen. Es gibt auch klare Datenschutzrichtlinien für Mitarbeiter: Welche Authentifizierungen sind notwendig, wie sind Passwörter anzulegen. Es ist ein Lernprozess. Wahrscheinlich sind wir immer noch nicht ganz dort, wo wir hinmüssen, aber es geht voran.“
Begleitet wird man während des gesamten Prozesses von Magenta Business: „Wir haben Magenta schon seit zwanzig Jahren – als es noch gar nicht so hieß“, erzählt Huber. In der Pandemiezeit macht man gute Erfahrungen: „Man ist uns sehr entgegengekommen, hat sehr unbürokratisch reagiert. Alles musste sehr schnell gehen. Die Mitarbeiter brauchten Hardware, um von zu Hause arbeiten zu können, und niemand wusste damals, wie lang die Pandemie andauern würde. Magenta Business hatte auch dafür eine schnelle Lösung. Das hat uns sehr positive überrascht.“
Sämtliche Endgeräte sind mit SIM-Karten ausgestattet, die Mitarbeiter arbeiten aus Sicherheitsgründen nie mit dem privaten oder gar einem öffentlichen WLAN-Netzwerk: „Im Moment haben wir über 400 SIM-Karten“, so Huber. Die Geräte sind so aufgesetzt, dass Mitarbeiter keine Daten auf fremde Geräte übertragen können, die Firmengeräte werden außerdem zentral verwaltet. „Es war natürlich wichtig für uns zu kontrollieren, welche Sicherheitssoftware installiert ist.“
Besonders wichtig sei das Datenvolumen gewesen, das sämtliche Mitarbeiter aus einem gemeinsamen Pool anzapfen. „Üblicherweise wird das Datenvolumen pro SIM-Karte berechnet. Das wäre bei uns ein irrer Aufwand: Einmal braucht ein Mitarbeiter mehr und ein anderer weniger, einer überzieht und es wird teuer, während ein anderer noch Guthaben frei hätte. Das können wir einfach nicht pro Mitarbeiter managen.“ Auch da sei Magenta dem Unternehmen entgegengekommen – denn es war klar, man würde überziehen müssen. Nur nicht, wie viel. „Man hat auch da eine schnelle und unbürokratische Lösung für uns gefunden.“
Was ist geblieben?
„Für uns waren die letzten drei Jahre der Startschuss“, erklärt Huber, der meint, man müsse allem etwas Gutes abgewinnen. So gibt es jetzt Home-Office-Tage für die Mitarbeiter – wer eine lange Anreise hat, muss freitags nicht für einen Halbtag womöglich die andere Hälfte im Auto verbringen. Die Sitzungen der Abteilungsleiter mit den Kollegen aus Jennersdorf – Huber selbst sitzt in Zwettl – finden fast ausschließlich über Teams statt, innerhalb der Abteilungen wird gewechselt. „Wenn man viele Büroarbeitsplätze im Unternehmen hat, führt kein Weg an Teams oder Windows 365 vorbei“, ist Huber überzeugt – aber auch: „Ab und zu braucht es den persönlichen Kontakt. Ganz wird man den nie ersetzen.“
