Home-Office bleibt weiterhin beliebt. Mindestens an zwei Tagen pro Woche wollen Beschäftigte von Zuhause aus arbeiten. Dadurch sind viele Büros halbleer (oder halbvoll), die Räume beheizt, gereinigt und bestimmt hat ein Kollege vergessen, das Licht abzuschalten. Wie gehen Unternehmen mit dem Präsenz-Dilemma um?
Viele Unternehmen sind aktuell gefordert, mit steigenden Miet- und Energiekosten umzugehen. Dazu kommt, dass Mitarbeitende oft von Zuhause aus arbeiten und der Raum gar nicht genutzt wird. So bleiben Drucker im Standby-Modus, die Kühlschränke aufgedreht, die Räume gereinigt. Für den Fall der Fälle. War es früher üblich, Home-Office-Tage geregelt und gleichmäßig zu nutzen, vereinbaren nur mehr sieben Prozent der Firmen regelmäßige Home-Office-Tage. In den meisten Unternehmen steht es den Mitarbeitenden frei, diese Tage individuell zu planen, zeigt die Flexible Working Studie von Deloitte.
In der Konsequenz sind viele Betriebe dazu gezwungen, wegzuziehen: „Wir sind in ein kleineres Büro gezogen, um Energie und Kosten zu sparen. Aber auch, um mal wieder so richtig auszusortieren. Im vorigen Büro war ein ganzer Raum gefüllt mit Ordnern, Kabeln und Utensilien, die man halt so ansammelt. Jetzt nutzen wir jeden Quadratmeter effizient und nach Bedarf“, sagt Max Praprotnik von der Dialogschmiede. Es werde zwar (zu) eng, wenn alle ins Büro kämen, aber dieses Szenario sei aufgrund der Seltenheit zu vernachlässigen.
In ein neues Bürogebäude zu ziehen, ist nicht für alle eine Option, sagt Oliver Bertram vom Beratungsunternehmen Teamgnesda. Im Zuge des Office Reports habe man sich intensiv mit dem Flächenbedarf in Österreich auseinandergesetzt. 1,35 Millionen Quadratmeter Fläche und
knapp 65.000 Mitarbeiter sollen darin repräsentiert sein. Davon prognostizieren 58 Prozent, dass der Flächenbedarf in der Zukunft sinken wird – oder sich bereits in den letzten zwei Jahren reduziert hat.
Doch während der Bedarf an Büroflächen sinkt, steigt das Interesse an „Top-Lagen“, sagt Bertram. Damit wolle man die Arbeitgeberattraktivität erhöhen und den Bedürfnisse der Jungen Gehör verschaffen: Gehen 75 Prozent davon aus, dass der Bedarf an Arbeitsplätzen künftig sinken wird, steigt das Interesse an Kommunikationsflächen und Kollaborationsflächen bei weit über 90 Prozent der Befragten. Deshalb hätten zwei Drittel bereits damit begonnen, sich mit dem Raumkonzept auseinanderzusetzen bzw dieses umzugestalten, ein Drittel möchte die Räumlichkeiten so belassen wie zuvor.
Hybrides Arbeiten als Ultima Ratio?
Es sei an der Zeit, die Effizienz der Büroräume infrage zu stellen und den Ruf nach Wertschätzung und zu realisieren, betonen Andreas Gnesda und Oliver Bertram bei der Präsentation des Reports am Dienstag: „Effektivität und die Zufriedenheit aller Mitarbeitenden wird zum Mantra für die jetzige und die kommende Generation - daran müsse sich auch das Büro anpassen.“
Dabei könnte hilfreich sein, den Fokus auf Activity Based Working zu richten. Nutzerorientierte Konzepte für Büroflächen, die den Arbeitsbedingungen gerecht werden. So auch Räume für Kollaboration, Kommunikation und Kreativität – nicht zum Vergnügen, sondern als adäquater Workspace für Interaktion, Dialog und individuellen Workflow, sind die beiden überzeugt.
Zentral dabei sei, nicht auf nachhaltige Maßnahmen zu verzichten. Ressourcenschonung sei das Gebot der Stunde, weshalb „Büroräume anfangen müssen, zu atmen“ zeichnet Bertram eine Metapher. Sinnvoll sei, Co-Working-Spaces zu nutzen oder (Partner)-Firmen im Gebäude danach zu fragen, ob Räume abwechselnd gemeinsam genutzt werden könnten. Insgesamt sollten neue Providerkonzepte ausgearbeitet werden, die individuelle Bedürfnisse mit energieeffizienten Maßnahmen vereint.
Dadurch entstünden Arbeitsstätten mit multiplen Nutzungsoptionen, die ermöglichen, Auslastung und eine effizientere Flächennutzung so zu nutzen, dass der Raumbedarf pro Mitarbeiter gesamthaft sinkt. So wollen, gemäß dem Report, 88 Prozent in neue Raumkonzepte investieren.
Zu Hause bleiben für die Umwelt?
Mit 87 Prozent sind die Studienteilnehmen davon überzeugt, dass sich Home-Office positiv auf die Umwelt auswirkt. Nicht ohne Grund: Denn der Wegfall des Arbeitsweges wird zum Umweltfaktor. In Österreich werden jeden Werktag 98 Millionen Personenkilometer per PKW zurückgelegt. Pro 100 Autos werden aktuell im Durchschnitt nur 115 Personen transportiert. Bei 123 g/km mittlerer CO₂-Emission pro km ergibt dies laut Verkehrsministerium einen Ausstoß von 12.000 Tonnen CO₂ im Jahr. Bei 249 Werktagen im Jahr 2022 ist die Gesamtmenge also rund 8200 Tonnen. Eine Reduktion des Personenkraftverkehrs um 20 Prozent auf Fahrten an Werktagen würde demnach eine jährliche Einsparung von 1640 Tonnen CO₂ - alleine in Österreich - ergeben.
Neben der Anfahrt rät Wien Energie dazu, im Büro auf Stoßlüften umzusteigen. Durch dauerhaft gekippte Fenster entweiche mehr Wärme, als frische Luft hereinkommt. Das wirkt sich auf die Heizkosten aus.
Elektronische Geräte nicht im Standby-Modus laufen zu lassen, denn der tatsächliche Stromverbrauch ergebe sich aus der Leistung der Geräte und der Einschaltdauer. Es sei sinnvoll, sich Verteilersteckdosen zu besorgen, die einen Kippschalter zum ein- und ausschalten haben. Der Kühlschrank sollte genug Platz zur Wand haben, damit die Lüftung einwandfrei funktionieren kann. Lebensmittel erst hineinlegen, nachdem sie abgekühlt sind. Bei der Bürobeleuchtung auf LED statt Halogenleuchtmittel setzen. Und noch was: Auch Konflikte können Reibungswärme erzeugen, sagt man.