Auch Österreich setzt inzwischen die EU-Whistleblower-Richtlinie um. Auf Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern kommen im Laufe dieses Jahres daher neue Aufgaben zu. Sie in Kooperation mit einem externen Partner zu bewältigen, kann eine praktische und ressourcensparende Lösung sein.
Kaum ein EU-Land hat die EU-Whistleblower-Richtlinie zeitgerecht in nationales Recht übergeführt. Um genau zu sein: Gerade zwei Staaten haben sich an die zeitlichen Vorgaben aus Brüssel gehalten. Doch nun kommt Bewegung in die Sache, auch in Österreich. Anfang Februar hat der Nationalrat das HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) beschlossen. Nun sollen die darin vorgesehen Maßnahmen rasch implementiert werden.
Das HSchG verpflichtet private Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Sektors wie Behörden dazu, ein internes Meldesystemeinzurichten, in dem Verstöße gegen das EU-Recht gemeldet werden können. Die Verpflichtung gilt nur dann, wenn die Anzahl der Mitarbeiter 50 oder mehr beträgt. Zu den vom HschG betroffenen Bereichen gehören unter anderem:
- öffentliches Auftragswesen
- Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
- Produktsicherheit
- Verkehrssicherheit
- Umweltschutz
- Verbraucherschutz
- Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie die Verhinderung und Ahndung von Korruption
Interne Meldestelle als Chance
Dazu sagt der Compliance-Experte Peter Wagesreiter, Partner bei HSP.law folgenden:
»Rechtsverstöße über externe Whistleblower-Hotlines zu melden, ist in Österreich schon länger möglich. Die Möglichkeit einer internen Meldung ist hingegen neu. Sie hat für Unternehmen den Vorteil, dass diese die Chance bekommen, Missstände ohne Eingriffe von außen abzustellen. So gesehen ist das HSchG eine Regelung, die durchaus auch die Interessen der Firmen berücksichtigt«
Der Aufwand, das Gesetz umzusetzen, sei für die Unternehmen außerdem gut bewältigbar, findet Wagesreiter, zumal es der Gesetzgeber zulässt, die Aufgaben einer internen Meldestelle an einen geeigneten Partner zu übertragen, etwa an eine Rechtsanwaltskanzlei. Entsprechende Angebote existieren bereits. So bietet HSP.law seinen Kunden zum Beispiel die DSVGO-konforme Hinweisgeber-Plattform WHISPER im Abo-Modell an.
Verpflichtendes Feedback an jeden Hinweisgeber
Jedes Unternehmen, das diese webbasierte Applikation nützt, erhält einen eigenen Code, der sicherstellt, dass nur diejenigen, die tatsächlich in einer beruflichen Verbindung zum Unternehmen stehen, Hinweise abgeben können. Nach Eingabe des Codes öffnet sich eine leicht bedienbare Maske, die mit den Hinweisen befüllt werden kann.
Zugleich bekommt der Hinweisgeber einen eigens für ihn generierten, weiteren Code, mit dessen Hilfe er auf der WHISPER-Plattform passwortgeschützt verfolgen kann, was mit seinem Hinweis geschehen ist.
Denn das HSchG schreibt vor, dass jeder Whistleblower nicht nur innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung über das Einlangen seines Hinweises bekommt, sondern innerhalb von drei Monaten auch einen Bericht darüber, wie mit dem Hinweis verfahren wurde. Außerdem muss die Möglichkeit gegeben sein, wenn gewünscht, ein Treffen mit den zuständigen Verantwortlichen im Unternehmen zu vereinbaren.
Anonyme Eingaben möglich
Anonyme Eingaben sind in WHISPER möglich, die österreichische Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie sieht für Unternehmen allerdings keine Verpflichtung vor, anonymen Hinweisen nachzugehen.„Das ist im Zuge der Diskussion rund um das Gesetz auch kritisiert worden“, berichtet Wagesreiter.
Andererseits, sagt er, müsse man bedenken, dass ein Compliance-Verantwortlicher, um sich nicht dem Vorwurf mangelnder Sorgfalt auszusetzen, in der Regel auch anonymen Hinweisen nachgehen wird, sofern diese halbwegs plausibel sind. „Und außerdem: Ein anonymer Hinweisgeber kann sich immer noch an eine externe Whistleblower-Stelle wenden und dann ist der potentielle Schaden für ein Unternehmen ungleich größer. Es gibt für Unternehmen also genug Gründe, auch anonyme interne Hinweise ernst zu nehmen.“
Nicht alle Verstöße fallen unter HSchG
Deutlich anspruchsvoller als die Errichtung der Meldemöglichkeit selbst, findet Wagesreiter übrigens die rechtliche Bewertung der eingegangenen Hinweise. „Das HSchG bezieht sich auf das EU-Recht. Doch sehr viele Punkte, die für eine Meldung in Frage kommen, sind aber teils durch europäisches, teils durch nationales Recht geregelt. Das heißt, formell betrachtet gibt es Hinweise, denen Unternehmen auf jeden Fall nachgehen müssen und solche, bei denen das nicht der Fall ist.“ Doch selbst bei der zweiten Gruppe sei abzuwägen, ob im Sinne einer Schadensabwehr bei entsprechend schwerwiegenden Vorwürfen nicht dennoch eingeschritten werden sollte.
HSP.law bietet Unternehmen neben der WHISPER-Plattform daher als Zusatzangebot auch eine rechtliche Erstbeurteilung aller eingehenden Hinweise an. Ebenso ist aber eine WHISPER-Variante möglich, bei der HSP.law nur die Plattform zur Verfügung stellt und keinen Zugang auf die eingehenden Daten hat.
Viel Zeit für die Implementierung einer internen Meldestelle gemäß HSchG haben Unternehmen nicht mehr. Organisationen mit mehr als 250 Mitarbeiterinnen müssen sie bis 25. August einrichten, Unternehmen mit mehr als 50 Personen bis zum 17. Dezember.
Mehr Infos zur HinweisgeberInnen-Plattform WHISPER gibt es hier: www.whisper.law