Digitalisierung. Verträge bilden die rechtliche Basis unternehmerischen Handelns. Deren Management erfolgt jedoch oft noch mit herkömmlichen und ressourcenintensiven Methoden. Abhilfe schafft eine professionelle Digitalisierung des Vertragsmanagements. Wo liegen die Vorteile, und was braucht es für die erfolgreiche Automatisierung der damit verbundenen Geschäftsprozesse?
Wir leben nicht mehr im Zeitalter des Papiervertrages, der in klassischen Ordnern abgelegt wird, sondern im Zeitalter der Informationsübertragung zwischen E-Mail-Accounts. „Das ist zwar ein digitaler Schritt, aber kein sehr effizienter“, sagt Sophie Martinetz, die sich an der WU Wien u. a. mit den Effekten der Digitalisierung des Rechts beschäftigt. Die Schwächen von E-Mail-Konten, die nur einer Person Zugang gewähren und gesperrt werden, wenn Kontobesitzer:innen das Unternehmen verlassen, sind offensichtlich: Stichwort Wissensverlust. „Wir sind in Sachen Digitalisierung in einer Umbruchsphase“, bestätigt Rechtsanwalt Georg Harer. Auch wenn die Pandemie die Einführung digitaler Prozesse beschleunigt habe, werde nach wie vor viel in Papierform gearbeitet – was zuweilen zu Situationen führt, über die man sich, so Harer, nur wundern könne: „Es passiert im Schnitt wöchentlich, dass Verträge einfach unauffindbar sind, und dass wir Dokumente in Notariatskanzleien nachbestellen müssen, weil unsere Mandanten teilweise nicht wissen, was sie genau vertraglich abgeschlossen haben.“ Fehlende Digitalisierung erschwere somit die Arbeit von Anwält:innen und könne zu rechtlichen Problemen führen.
Von einer heute üblichen hybriden Praxis beim Ablegen von Verträgen berichtet Fabasoft-Contracts-Geschäftsführer Robin Schmeisser: „Wir wissen aus Umfragen, dass rund 40 Prozent der Unternehmen einerseits Verträge in Papierform klassisch im Aktenordner und andererseits dezentral in Netzlaufwerken liegen haben. Beides nicht optimal, wenn man etwas schnell finden möchte.“ Die Pandemie habe sich zwar als Digitalisierungstreiber erwiesen, wie man am Beispiel des aktuellen Hypes rund um digitale Signaturen sieht, aber auch hier zeige sich, dass im Detail noch einiges im Argen liegt: „Man unterschreibt jetzt digital mit einem Signaturanbieter und dort liegt dann das Signaturdokument. Aber das ist ja kein revisionssicheres Archiv, das ist nach drei Monaten gelöscht.“
Hürden & Notwendigkeit
Warum die Digitalisierung nicht wie gewünscht voranschreitet, hat laut Expert:innen jedenfalls eine Vielzahl von Gründen: „Es herrscht kein Mangel an geeigneten digitalen Tools, oftmals aber ein Mangel an Zeit. Wer operativ überlastet ist, nimmt sich diese Zeit nicht, die es einfach braucht, um den Einsatz von digitalen Mitteln und Digitalisierungspersonal gut zu planen und in die Tat umzusetzen“, so Martinetz. Digitalisierung sei wie ein Hausbau, bei dem die Gesamtkonzeption und -planung eine zentrale Rolle spielt. Auch das mangelnde Zusammenspiel verschiedener digitaler Systeme bei den Unternehmen stellt ein Problem dar, wie Harer betont: „Das führt dazu, dass man am Ende die Infos und Verträge lieber mailt.“ Die Problematik des sogenannten Medienbruchs zwischen den digitalen Systemen hebt ebenfalls Schmeisser hervor: „Es ist immer ein Kernelement und ein Kernziel der Digitalisierung, dass man Medienbrüche vermeidet – und besser alles in eine gemeinsam nutzbare, standardisierte Software verpackt.“
Eine taugliche gemeinsame digitale Vorgehensweise wird es laut Fachleuten auch brauchen, wenn man sich neue Anforderungen ansieht, die gesetzliche Regelwerke wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz mit sich bringen. Die im deutschen Gesetz, das auch österreichische Zulieferer betrifft, geforderten Sorgfaltspflichten erstrecken sich von der Definition interner Prozesse, dem Durchführen einer Risikoanalyse oder dem Einrichten eines Beschwerdemechanismus bis hin zur regelmäßigen Veröffentlichung eines Jahresberichts. Wenn es nunmehr gilt, präzise Angaben über die Nachhaltigkeit entlang der Lieferketten zu machen, kommt damit nicht zuletzt auf die Rechtsabteilungen von Unternehmen einiges an Arbeit zu, die ohne digitales Vertragsmanagement nicht mehr in geforderter Nachvollziehbarkeit und Qualität zu bewältigen ist.
Größe & Funktionen
Die Frage, ab welcher Unternehmensgröße es Sinn ergibt, sich ein digitales Managementsystem zuzulegen, ist laut Robin Schmeisser nicht pauschal zu beantworten: „Im Endeffekt definiert sich das nicht über die Unternehmensgröße, sondern über die Vertragsart. Bei Verträgen, die sehr aktiv gemanagt werden müssen – also beispielsweise im Immobilienbereich, wo eigentlich jeder Kundenvertrag einem intensiven Fristenmanagement unterliegt –, stiftet die Digitalisierung bereits bei einer geringen Anzahl von Verträgen einen beträchtlichen Nutzen.“ Laut Sophie Martinetz ist das Thema der Digitalisierung bei Rechtsabteilungen jeder Größenordnung ein Thema: „Der große Trend sind Legal Operations. Dabei geht es um die Frage, wie man Jurist:innen soweit unterstützen kann, dass sie sich nicht mehr um Systeme kümmern müssen, und sie alle Zeit für ihre juristische Arbeit haben. Da können digitale Tools sehr hilfreich sein, vor allem in einer Zeit, in der niemand mehr ein Backoffice oder Assistent:innen hat und somit alle Aufgaben selbst erledigen muss.“ Das gilt neben den Rechtsabteilungen auch für alle anderen Unternehmensbereiche.
Bezüglich der Funktionalitäten, die ein modernes Vertragsmanagementsystem mitbringen sollte, führt Robin Schmeisser drei Systemsäulen an: „Es geht um die Ablage, sprich das Archiv, um automatisierte Vertragserstellung und um Workflows unter Einbindung von externen Partnern, mit denen Verträge abgeschlossen werden.“ Wie wichtig etwa die Erstellung samt zumindest halbautomatisierter Überprüfung von Vorschriften ist, hebt Georg Harer anhand eines Beispiels hervor: „Bei der Finanzierung eines Windparks sprechen wir oft von 200 bis 300 Kriterien, die von den verschiedensten Personen überprüft werden müssen. Da kann ein gut aufgesetztes digitales Tool, bei dem die Verträge eingepflegt sind und die Dokumente den richtigen Personen zur richtigen Zeit zugewiesen werden, sehr wertvolle Dienste leisten.“
Digitale Signatur
Unbestritten ist im Rahmen eines digitalen Managementsystems die große Bedeutung von digitalen Signaturen. Hatte früher eine Unterschrift nur ihren Wert, wenn sie von Hand erfolgt ist, so können heute bereits viele Verträge digital signiert werden. „Es gibt seitens der EU genaue Vorschriften, die bestimmen, wann eine digitale Signatur rechtsgültig verwendet werden kann. Man kann das mittlerweile eigentlich schon gleichsetzen mit einer händischen Unterschrift auf Papier – auch wenn dieses Bewusstsein in der breiten Masse noch nicht angekommen ist“, sagt Rechtsanwalt Harer.
„Wenn man als Rechtsabteilung mit der Digitalisierung beginnt, sollte man sich zuallererst die digitale Signatur vornehmen. Die Vorteile in Sachen Effizienz sind offenkundig“, sagt auch Sophie Martinetz: „Es geht darum, den Prozess zu optimieren, wie eine Unterschrift zustande kommt. Und das gelingt mit digitalen Signaturen ausgezeichnet. Da schickt man z. B. eine E-Mail weg, alle unterschreiben und am Schluss landet das automatisch – wenn es gut konfiguriert ist – im Vertragsmanagement in der revisionssicheren Ablage. Best Practice eines guten digitalen Workflows.“ In 80 Prozent der Fälle reichen einfache formfreie digitale Unterschriften, ansonsten kann auf fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen zurückgegriffen werden. „Digitale Signaturen sind ein sehr gutes Beispiel dafür, dass es bei der Digitalisierung um Arbeitserleichterung geht – und zwar ohne, dass dabei Arbeitsplätze verloren gehen“, betont Robin Schmeisser.
Hilfe statt Bedrohung
Auch Sophie Martinetz hält es für einen Mythos, dass die Einführung von intelligenten digitalen Systemen zur Freistellung von Personal führt: „Das würde ja in Anbetracht des Fachkräftemangels auch niemand wollen. Man möchte seine Fachkräfte behalten und sie bei der Arbeit mit digitalen Hilfsmitteln soweit unterstützen, dass sie sich auf ihre fachliche Kernkompetenz fokussieren können.“ In die gleiche Kerbe schlägt Georg Harer: „Die wahre geistige Leistung liegt für mich in der Kommunikation mit dem Mandanten, um gemeinsam zu erarbeiten, was rechtlich zu tun ist. Das Durchlesen eines 150-Seiten-Vertrages – um herauszufinden, ob irgendeine Klausel eingebaut ist – soll gerne eine Software übernehmen.“ Insgesamt werde mit dieser Arbeitsteilung der Wert und das Niveau der Arbeit angehoben.
Initiative #NEXTLEVEL
Die #nextlevel-Initiative richtet sich an Unternehmer:innen, die den nächsten Wachstumsschritt gemeinsam mit Fabasoft gehen möchten.
Das börsennotierte Softwareunternehmen bietet jungen Digitalschmieden eine strategische Partnerschaft an. Entrepreneur:innen profitieren u. a. von Best Practices, Coachings und vom Zugang zu neuen Marketing- und Vertriebskanälen.
Information
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