Wie können mit digitalem Vertragsmanagement Unternehmen bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben, wie sie etwa im „Lieferkettengesetz“ festgehalten sind, unterstützt werden?
Ab 2023 gilt in Deutschland das „Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten“, kurz „Lieferkettengesetz“ (LkSG). Auf EU-Ebene gibt es bereits einen Richtlinienvorschlag. Beide verpflichten größere Unternehmen und deren Lieferanten zur Einhaltung von Umweltschutz- und Menschenrechtsstandards über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg. Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft International Services GmbH, erklärt, auf welchen Ebenen eine intelligente Vertragsmanagement-Software wie Fabasoft Contracts bei der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben unterstützt und warum auch österreichische Unternehmen mit den Vorbereitungen starten müssen.
Deutschland verabschiedete bereits im Juni 2021 das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, das 2023 in Kraft tritt. Die im Februar 2022 vorgestellte EU-Richtlinie ist allerdings deutlich strenger. Worin liegen zentrale Unterschiede?
Im Kern stimmen das deutsche LkSG und der Richtlinienvorschlag der EU überein: Entlang der Liefer- bzw. Wertschöpfungsketten und natürlich im eigenen Geschäftsbetrieb sind die betroffenen Unternehmen verpflichtet, laufend menschenrechts- und umweltbezogene Sorgfaltspflichten nachweislich zu erfüllen. Wesentliche Unterschiede zwischen dem EU-Gesetzesentwurf und dem LkSG liegen zum Beispiel im erweiterten Kreis der Firmen, für welche die Regelung gilt. Außerdem – und das ist bemerkenswert – in der deutlich konkreter ausformulierten Verantwortung der Unternehmensleitung, die in den Bestimmungen über Pflichtverletzungen im nationalen Recht Berücksichtigung finden soll.
Nach Billigung und Annahme der EU-Lieferkettenrichtlinie durch die Mitgliedstaaten gilt eine Umsetzungsfrist in nationales Recht von zwei Jahren. Warum sollten österreichische Unternehmen bereits jetzt Vorbereitungen treffen?
Zwei Gründe sprechen dafür, sich unmittelbar mit den Vorgaben des Lieferkettengesetzes auseinanderzusetzen: Erstens liegt es in der Verantwortung jeder Firma, Menschenrechts- und Umweltschutzstandards einzuhalten. Kein Kunde möchte Waren beziehen, deren Herstellungsprozess diesen Maßstäben nicht entspricht. Zweitens sind österreichische Zulieferer deutscher Unternehmen schon mit dem Inkrafttreten ab 1. Januar 2023 vom LkSG betroffen, also deutlich bevor die EU-Richtlinie in den Mitgliedstaaten als nationales Recht Gültigkeit erlangt.
Welche Maßnahmen können Betriebe ab sofort für eine reibungslose Implementierung ergreifen?
Die Entwicklung gestaltet sich ähnlich der DSGVO. Je näher der Stichtag rückt, desto intensiver laufen die Bemühungen. Im Hinblick auf die Identifikation der Risiken in Lieferketten haben einige Unternehmen ihre Aufgaben bereits erledigt. Hier verlagert sich nun der Fokus auf die Gestaltung und Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen. Automatisierung spielt in diesem Zusammenhang eine bedeutende Rolle, da wir überwiegend von jährlich wiederkehrenden Tätigkeiten sprechen, die auf eine Vielzahl von Lieferanten anzuwenden sind.
Um welche Aufgaben handelt es sich konkret?
Im ersten Schritt geht es darum, ergänzende vertragliche Vereinbarungen aufzusetzen und mit den Zulieferern abzuschließen. Smartes, digitales Vertragsmanagement reduziert dabei den Aufwand durch den hohen Automatisierungsgrad und die effiziente Zusammenarbeit interner sowie externer Akteure erheblich. Mit Vertragsvorlagen und digitaler Klauselbibliothek erstellen die Verantwortlichen die Verträge automatisiert. Über vordefinierte Prüf- und Genehmigungsprozesse gelangen diese Vereinbarungen nach interner Freigabe über Unternehmensgrenzen hinweg direkt zum Lieferanten. Damit fallen nicht nur fehleranfällige und unsichere Systembrüche weg, sondern es bleiben auch alle Aktivitäten – inklusive der integrierten digitalen Signatur – stets nachvollziehbar.
Wie geht es nach diesen einmaligen Aufgaben weiter? Welche Vorgaben definiert das LkSG zur verbindlichen Einhaltung der Sorgfaltspflichten?
Das deutsche Lieferkettengesetz und die EU-Richtlinie sehen vor, die Einhaltung der Standards regelmäßig zu überprüfen sowie Ergebnisse und gesetzte Maßnahmen bei etwaigen Auffälligkeiten zu dokumentieren. Um für Audits durch externe Revisoren gerüstet zu sein, braucht es wiederum ein intelligentes Vertragsmanagement-Tool, das die sensiblen Daten und Vorgänge revisionssicher archiviert. Ebenso entscheidend ist, dass in der digitalen Akte hinterlegte Termine mit dem Kalender der beteiligten Personen verbunden sind und diese automatisierte Erinnerungen erhalten.
Sie bieten mit Fabasoft Contracts ein Produkt für digitales Vertragsmanagement. Wie trägt dieses dazu bei, die Erfordernisse des LkSG zu realisieren?
Fabasoft Contracts, unser cloudbasiertes Standardprodukt für alle Branchen, liefert auf sämtlichen oben genannten Ebenen die passenden Antworten für die Umsetzung und eignet sich hervorragend für flexibles Arbeiten auf mobilen Endgeräten. Besonders hilfreich sind die übersichtliche Aufbereitung der Lieferanten nach Risikoparametern, die schnelle Einbindung neuer – auch unternehmensfremder – Partner in die Prozesse und der sichere, systembruchfreie Austausch von Unterlagen. Auch die vollautomatisierte Erstellung von Vereinbarungen, also von konkreten Vertragstexten, und die jederzeit nachvollziehbare Dokumentation der Maßnahmen tragen wesentlich zur erfolgreichen und ressourcenschonenden Realisierung der gesetzlichen Sorgfaltspflichten bei.
Wie lang brauchen Ihre Teams für die Software-Implementierung?
Das bestehende Vertragsarchiv ist in wenigen Tagen digitalisiert. Unsere Software funktioniert intuitiv. Außerdem unterstützen wir die Kunden bei der Einführung mit zielgerichteten Coachings (Anm. Fabasoft Academy), sodass sie sich die Vertragsvorlagen sowie Prüf- und Freigabeworkflows ebenso einfach wie rasch selbst bauen können.
»„Unser cloudbasiertes
Robin Schmeisser
Standardprodukt Fabasoft Contracts eignet sich hervorragend für flexibles Arbeiten auf mobilen Endgeräten. Die vollautomatisierte Erstellung von Vereinbarungen und die nachvollziehbare Maßnahmendokumentation tragen wesentlich zur erfolgreichen und ressourcenschonenden Realisierung der gesetzlichen Sorgfaltspflichten bei.“«