Bei der Betreuung von Immobilien kommt künstliche Intelligenz bisher selten zum Einsatz. Dabei könnte KI den Arbeitsalltag von Facility Managern deutlich erleichtern.
Ganz schön breit ist er geworden in letzter Zeit – der Aufgabenbereich von Facility Managern. Ging es ursprünglich um die Organisation und das Management einer Immobilie im engeren Sinne, also um das tägliche Geschäft der Instandhaltung und Reinigung, so ist in den vergangenen Jahren eine Vielzahl an Aufgaben und Tätigkeiten dazugekommen. Heute steht Facility Management für das umfassende Betreiben von Immobilien über die gesamte Lebensdauer hinweg.
Dabei sollen das Arbeitsumfeld verbessert, eine angenehme Atmosphäre geschaffen sowie die Arbeitsaktivität und Gesundheit mit innovativen Konzepten gefördert werden. Neben Services in der Logistik, Gastronomie und Sicherheit hat sich in den letzten Jahren noch der Bereich Nachhaltigkeit und Energieeffizienz dazugesellt. Als jüngste To-dos stehen Digitalisierung und der Einsatz künstlicher Intelligenz auf der Aufgabenliste.
Studierte Facility Manager
Ohne entsprechende Ausbildung lässt sich der skizzierte Verantwortungsbereich wohl nicht mehr bewältigen, Fachhochschulen und Universitäten bieten mittlerweile Studien und Lehrgänge dafür an. Wobei dann doch viel auf „learning by doing“ beruht, wie einige Facility Manager betonen: Man müsse letztlich wissen, wo man nachschauen oder sich Hilfe und fachlichen Austausch holen kann. „Wir brauchen einerseits Generalisten, da ganzheitliches Denken gefragt ist, andererseits natürlich Experten für die einzelnen Aufgabenbereiche. Interne Schulungen sind unerlässlich geworden“, sagt Andreas Halbartschlager, Prokurist bei PKE Facility Management.
Waren bis vor Kurzem Nachhaltigkeit und Energieeffizienz die großen neuen Themen, mit denen sich Facility Manager auseinandersetzen mussten – mit jeder Menge neuer Gesetze und Verordnungen –, so sei der letzte Schrei Digitalisierung und vor allem KI, künstliche Intelligenz.
KI erleichtert den Arbeitsalltag
„Grundsätzlich wird alles, was uns als Facility Manager die Arbeit erleichtert, gern angenommen und in unsere Tätigkeit integriert. Das gilt auch für die künstliche Intelligenz. Die zwar zugegeben noch ein wenig in den Kinderschuhen steckt, aber dennoch bereits eingesetzt wird und ein zukunftsweisendes Thema ist“, erläutert Doris Bele, eine der wenigen Frauen im FM-Bereich. Für die Vorstandsvorsitzende des österreichischen Netzwerks Facility Management Austria eröffnet KI ein breites Anwendungsfeld bei der Planung, dem Bau und dem Betrieb. „KI kann helfen, neue Lösungen schneller zu entwickeln, die Bewertung großer Datenmengen zu erleichtern, Effizienzsteigerungen und Kostenreduktionen zu generieren“, weiß Bele.
„Bis zu einem gewissen Grad ist die KI im Facility Management angekommen“, stimmt Halbartschlager zu, „etwa beim Energiemanagement oder bei Voraussagen über das Nutzerverhalten und in Teilen auch im technischen Bereich.“ Allerdings könne KI nicht bei allen Gebäuden eingesetzt werden, „da sehr viele grundsätzlich noch nicht auf dem Stand der Technik sind. Wir haben zurzeit gemeinsam mit dem AIT (Austrian Institute of Technology) ein Forschungsprojekt bis Ende des Jahres laufen, wie man KI am besten nutzen kann, etwa für frühzeitige Fehlererkennung.“
Die Grenzen der KI im Gebäude
Dennoch schränkt Halbartschlager den Einsatz von künstlicher Intelligenz für den Bereich Facility Management ein: „Wir wollen nicht, dass die KI selbstständig agiert, das wird hier nicht funktionieren. Wir wollen uns Vorschläge für Verbesserungen oder Einsparungen machen lassen, aber nicht auf Kosten der Nutzer, der Menschen, die im Gebäude leben oder arbeiten.“ Das könnte etwa durch einseitige Tools durchaus passieren, „um das zu vermeiden, brauchen wir immer noch den Menschen, in dem Fall den Facility Manager. Denn Daten sind statisch, ein Gebäude lebt aber“, betont der Experte.
Ähnlich sieht das – von der praktischen Seite – Jovica Tomic, Niederlassungsleiter bei IFMS (Infrastrukturelles Facility Management Service GmbH), dessen Unternehmen sich auf Serviceleistungen wie Reinigung, Schädlingsbekämpfung und Bewachung spezialisiert und mit rund 700 Mitarbeitern 400 Objekte in ganz Österreich betreut: „Künstliche Intelligenz mag für den theoretischen Teil in Ordnung sein, in der Praxis funktioniert das aber weniger. Das fängt schon bei einem simplen Reinigungsroboter an, der nur dann eingesetzt werden kann, wenn der Raum eckig ist.“ Rundungen schafft er nicht. „Wir haben es mit künstlicher Intelligenz auch in einem Bürogebäude versucht und dort die Reinigung automatisiert. Auch das funktioniert nicht, da die KI auf Unvorhergesehenes nicht reagiert“, spricht Tomic aus Erfahrung.
Menschliche Intelligenz weiterhin vonnöten
In bestimmten Bereichen des Facility Managements wird man auch in Zukunft auf menschliche Intelligenz angewiesen sein. Dennoch – jede Erleichterung, die die Technik den Facility Managern bieten kann, macht die Tätigkeit effektiver und bewältigbarer. Denn „eigentlich müsste man für diesen Beruf ein Wunderwuzzi sein“, wie es Claudia Daubner, Geschäftsstellenleiterin der FMA, auf den Punkt bringt.
Intelligenz im Gebäude
Facility Management liefert eine Menge an Daten, etwa über Auftragsbearbeitungen. Diese Prozessdaten liegen bereits in IT-Systemen vor, werden von Unternehmen aber bisher selten für optimierende Analysen genutzt. Für die Aufbereitung der Daten kommen laut dem Fraunhofer-Institut sogenannte Open-Source-Werkzeuge wie Python und Pandas Profiling zum Einsatz. Durch die einfache Übertragbarkeit der Ergebnisse auf andere Systeme und Prozesse ergebe sich hohes Nutzenpotenzial.