So informieren Sie übersichtlich und nachvollziehbar über den Inhalt Ihrer Sitzungen.
Irgendwann trifft es jeden. „Herr König, wären Sie so nett, heute das Protokoll zu verfassen?“ Sie mögen Ihren Chef innerlich verfluchen, doch es hilft kein Jammern. Eine Besprechung findet statt. Die Ergebnisse sind zu protokollieren.
Vorbereitung
Im Idealfall machen Sie es anders als der oben zitierte Chef. Der Protokollführende sollte frühzeitig über seine Verantwortung informiert werden. So ist er inhaltlich vorbereitet und kann dem Gesprächsverlauf besser folgen und mitschreiben.
Besorgen Sie sich die Tagesordnung vor Beginn der Sitzung. Sehen Sie auch Protokolle vergangener Meetings zum gleichen Thema durch. Oft stoßen Sie auf Abkürzungen, die sich eingebürgert haben und Ihnen Zeit ersparen.
Wichtige Protokoll-Tipps
- Achten Sie auf Namen (Schreibweise!) und Titel der anwesenden Personen.
- Formulieren Sie kurz und prägnant, aber lassen Sie keine inhaltliche Äußerung aus.
- Achten Sie auf neutrale Formulierungen. Nicht-Anwesende sollen sich selbst eine Meinung bilden können.
- Protokolle werden im Präsens verfasst.
- Unklarheiten: Sie haben eine Aussage (akustisch oder inhaltlich) nicht verstanden? Kein Problem. Schaffen Sie Klarheit und fragen Sie nach.
- Wörtliche Zitate sind nur für wichtige Beschlüsse und umstrittene Aussagen nötig.
- Werden beim Meeting Flip-Charts oder Folien eingesetzt? Fotografieren Sie diese und senden Sie die Fotos mit. Das ist übersichtlicher und einfacher als eine Notiz.
- Schreiben Sie das Protokoll möglichst am gleichen Tag. So sind Erinnerungen und Eindrücke frisch und das Protokoll geht leichter von der Hand.
Formforschriften
Jedes Protokoll enthält einige Grunddaten: Datum, genauer Ort, Teilnehmer (sowohl Eingeladene als auch Erschienene), Beginn- und Endzeit sowie Grund des Treffens. Auch der Termin des Folgetreffens sollte vermerkt werden. Wurde keines ausgemacht, fragen Sie beim Meeting-Leiter nach, ob das nachgeholt werden soll.
Sortieren Sie im Hauptteil entweder nach Priorität der Tagesordnungspunkte oder nach Reihenfolge der ausgeteilten Agenda.
Beenden Sie das Protokoll mit Ihrem Namen und Ihrer Unterschrift.
Versand
Nach dem Meeting sollte das Protokoll möglichst schnell fertiggestellt und per E-Mail versendet werden. Senden Sie – bei wichtigen Meetings – zuerst die vorläufige Version an den Meeting-Leiter und bitten Sie, etwaige Änderungen zu melden. Setzen Sie dafür eine Frist. Erst die finale Version wird an alle Teilnehmer als auch Nicht-Teilnehmer geschickt.