Acht Tipps für virtuelle Besprechungen. Von Ricarda Kargl
Wenn Sie große Distanzen überbrücken müssen oder von zuhause aus arbeiten, empfehlen sich Online-Konferenzen. Das müssen Sie beachten:
1. Grundregeln: Ein virtuelles Meeting sollte nicht mehr als sechs oder sieben Teilnehmer haben und nicht länger als 90 Minuten dauern. Was darüber hinausgeht, schadet der Produktivität.
2. Testlauf: Testen Sie in einer Probe-Konferenz, ob das Equipment, die Software und die Webcams funktionieren.
3. Ordnung: Wenn Sie Ihren eigenen Laptop an das System anschließen, räumen Sie vorher den Desktop auf. Das wirkt professioneller und Sie teilen nicht unabsichtlich das letzte Strandfoto mit Ihren Kollegen.
4. Geräuschkulisse: Viele Mikrofone sind sehr sensibel. Hintergrundgeräusche fallen viel mehr auf als bei Ihnen vor Ort. Schließen Sie deshalb die Fenster und schalten Sie Ihr Handy auf lautlos. Wenn Sie von unterwegs an einem virtuellen Meeting teilnehmen, können Sie sich selbst auch auf Mute schalten. Schalten Sie die Funktion aber unbedingt ab und zu aus und melden Sie sich zu Wort.
5. Konzentration: Bei Meetings ohne Webcam ist die Verlockung groß, nebenbei etwas anderes zu tun. Bleiben Sie trotzdem konzentriert und checken Sie Ihre Mails erst nach der Konferenz.
6. Ansprache: Wenn Sie keine Webcam verwenden, gilt: Nennen Sie Ihren Namen, wenn Sie sich zu Wort melden. Stimmen lassen sich bei virtuellen Meetings oft nur schwer unterscheiden. Bei Konferenzen mit Kamera können Sie zumindest bei den ersten Terminen Namensschilder vor sich aufstellen. Sprechen Sie Ihre Partner generell öfters mit dem Namen an, damit die Gespräche persönlicher sind.
7. Ruhig Blut: Die Reaktionszeit ist im virtuellen Raum oft länger als bei Face-to-Face-Gesprächen. Geben Sie den anderen Teilnehmern deshalb etwas mehr Zeit für ihre Antworten.
8. Präsentation: Powerpoint-Folien können auch bei virtuellen Meetings verwendet werden und sind oft wirkungsvoller als ein langer Bericht. Halten Sie die Regeln hier noch strenger ein als bei gewöhnlichen Präsentationen: So wenig Text wie möglich, große Schrift, eine klare Gliederung, ein schlichter Hintergrund und nummerierte Folien erleichtern Ihren „Gegenübern“, den Inhalten folgen zu können. Und: Fuchteln Sie, wenn Sie präsentieren, nicht ständig mit dem Mauszeiger auf den Folien herum.