Verbringen auch Sie viel zu viel Zeit in Meetings, die ohnehin zu nichts führen? Oft liegt das an einem kleinen, aber verhängnisvollen Versäumnis Ihrerseits.
Neun Uhr morgens. Das erste Teamtreffen steht an. Gleich nach dem Mittagessen das Vorstandsbriefing. Nicht zu vergessen das Jour Fixe, das Ihnen täglich um 16 Uhr eine Stunde, aber gefühlte zehn, raubt. Ein Drittel der Führungskräfte in Deutschland, Österreich und der Schweiz verbringt drei bis vier Stunden pro Tag in Meetings. Das ergab eine Studie der Softwarehersteller Netviewer und Mindjet. Wo liegt das Problem?
Meetings sind nichts anderes als Gespräche. Gespräche, die Gelegenheit zu Austausch (Achtung, Sprechblase!), Strategiebesprechung und gemeinsamer Zielsetzung bieten.
Das schlimme daran: All diese Meetings bringen das Unternehmen nicht weiter. Der Fehler, der in großen wie in kleinen Unternehmen immer wieder gemacht wird, ist oft der gleiche: Besprechungen werden nicht beendet. Sie hören einfach abrupt auf. Mit scheinbarer Übereinstimmung, aber tatsächlicher Ahnungslosigkeit.
Lesen Sie hier, wie Sie Ihre Meetings bewusst und klar abschließen, damit Sie Ihre Ziele effektiv erreichen.
„Gibt es hierzu noch Fragen oder Kommentare?“
Fragen Sie, bevor Sie zum nächsten Thema übergehen, ob alle Unklarheiten beseitigt sind. Verlassen Sie sich nicht auf freundliche Gesichter und ostentativ zur Schau gestelltes Verständnis. Viele haben Angst, bei Unklarheiten nachzufragen, besonders in der Gruppe und wenn Vorgesetzte anwesend sind. Gehen Sie auf diese Kollegen zu und räumen Sie Missverständnis sofort aus dem Weg.
„Sind alle mit dem Ergebnis einverstanden?“
Im Business geht es nicht um Friede, Freude und Eierkuchen, werden Sie jetzt sagen. Aber: Wenn Ihr Gegenüber mit dem Ergebnis absolut nicht leben kann, wird die Ausführung früher oder später darunter leiden. Holen Sie diese Kollegen mit an Bord und fragen Sie, was sie überzeugen könnte. Sagen Sie der betreffenden Person, dass es für Sie wichtig ist, sie dabei zu haben.
„Weiß ein jeder, was von ihm verlangt wird?“
Klares Commitment ist wichtig. Schaffen Sie Deadlines, beschreiben Sie Ziele und machen Sie aus, wann Sie den Fortschritt gemeinsam überprüfen werden. Am besten schriftlich. Denn ohne Plan erreichen Sie Ihre Ziele nicht. Noch ein Vorteil: Die schriftliche Form schafft Verantwortungsbewusstsein und dient als Erinnerung, sollte die Motivation einmal nachlassen.
„Ich freu mich, dass wir XY erreicht haben.“
Besprechen Sie gemeinsam den Wert, den Sie geschaffen haben. Benennen Sie konkret, was Sie im Team erreicht haben und bewerten Sie, welchen positiven Beitrag das Ergebnis zum Unternehmen leisten wird und warum das Treffen wichtig war.