Kolumne "Hirt on Management". Folge 68. Viele Mitarbeiter sind schlau und geschickt genug, um delegierte Aufgaben wieder zurück zu delegieren.
In unserer Rubrik„Hirt on Management“ beantwortet Michael Hirt, Managementexperte und -berater, Executive Coach und Keynote Speaker alle zwei Wochen Fragen von Managern zu herausfordernden Situationen und kritischen Entscheidungen.
Frage:
Wie vermeide ich beim Delegieren die Rückwärtsdelegation?
Michael Hirt antwortet:
Delegieren ist eine der zentralen Managementaufgaben und -kompetenzen, denn Management bedeutet mit anderen Menschen Ziele zu erreichen und nicht selber die ganze Arbeit zu machen.
Dabei gibt es aber ein Schlüsselproblem, nämlich dass viele Ihrer Mitarbeiter schlau und geschickt genug sind, um Ihnen die delegierten Aufgaben wieder zurück zu delegieren, und das nennt man Rückwärtsdelegation.
Sie haben also zum Beispiel einen Mitarbeiter damit beauftragt, ein Problem mit einer wichtigen Kundenbeschwerde positiv zu lösen. Sie sind gerade ins Büro gekommen und auf dem Weg zu einer wichtigen Sitzung, da spricht Sie der Mitarbeiter am Gang an und schildert Ihnen in buntesten, dramatischen Farben, wie schwierig sich die Problemlösung nach dem ersten Gespräch, das der Mitarbeiter mit dem unzufriedenen Kunden geführt hat, erwiesen hat, und dass es für eine gute Lösung sicher am besten wäre, wenn Sie selber mit dem Kunden sprechen.
Geschickterweise schmeichelt der Mitarbeiter auch noch Ihrem Ego, in dem er Ihnen zum Abschluss noch Bewunderung ausdrückt, wie toll Sie doch solche Probleme in der Vergangenheit immer wieder gelöst haben und wie beeindruckt er von Ihnen ist...
Kurz bevor Sie sich die Aufgabe wieder von ihrem Mitarbeiter zurück delegieren lassen, erinnern Sie sich an diese Kolumne, und praktizieren eine der wichtigsten Techniken der Management-Selbstverteidigung, nämlich den berühmt-berüchtigten Push-Back.
Die Push-Back-Technik besteht aus 4 einfachen Schritten:
1. Klarstellung. Stellen Sie dem Mitarbeiter gegenüber klar, dass egal welche Hilfestellung oder Unterstützung Sie ihm bei der Erfüllung der Aufgabe geben, die Aufgabe an den Mitarbeiter delegiert wurde und weiterhin seine Verantwortung bleibt.
2. Herausforderung. Fordern Sie den Mitarbeiter auf, selber mindestens zwei Ideen für die Problemlösung zu entwickeln (die er selber umsetzen kann!) und Ihnen diese, samt einer begründeten Empfehlung für die beste Vorgangsweise, vorzulegen.
3. Hilfestellung. Bieten Sie dem Mitarbeiter Hilfestellungen an, in dem sie ihn auf Ressourcen, wie zum Beispiel Kollegen und Best-Practices hinweisen, die ihm einen Weg zur Lösung weisen können, aber primär nichts mit ihnen zu tun haben. Machen Sie den Mitarbeiter klar, dass er auch gerne auf Sie zugreifen, und sich von Ihnen Rat holen kann, aber nur wenn er vorher eine ernsthafte Anstrengung unternommen hat, um das Problem mit eigenen und weiteren ihm Unternehmen oder außerhalb zur Verfügung stehenden Ressourcen zu lösen, denn nur dann setzt er Ihre Managementzeit gut ein.
4. Klarstellung. Stellen Sie noch einmal in aller Deutlichkeit den Punkt 1 oben klar, nämlich dass, egal welche Hilfestellung oder Unterstützung Sie ihm bei der Erfüllung der Aufgabe geben, die Aufgabe an den Mitarbeiter delegiert wurde und weiterhin seine Verantwortung bleibt.
Ihre Zeit ist Ihr kostbarstes Gut. Wie der Amerikaner sagt: „You can always make another Dollar, but you can never make another minute.”
Das Wichtigste in Kürze
Verteidigen Sie sich gegen Rückwärtsdelegation mit der Push-Back-Technik: 1. Klarstellung, 2. Herausforderung, 3. Hilfestellung, 4. Klarstellung.
In „Hirt on Management“ beantwortet Michael Hirt, Managementexperte und -berater, Executive Coach, Keynote Speaker und Buchautor alle 2 Wochen Fragen von ManagerInnen zu herausfordernden Situationen und kritischen Managemententscheidungen.
Schicken Sie Ihre Fragen an Michael Hirt an: karrierenews@diepresse.com
Die Fragen werden anonymisiert beantwortet.
Ausblick: Die nächste Kolumne von Michael Hirt erscheint am 12. April 2018 zur Frage: Wie Sie sich am eigenen Schopf aus einem Motivationsloch herausziehen.
Hier finden Sie die gesammelten Kolumnen.
Dr. Michael Hirt, geboren 1965 in Wien, ist Managementexperte und -berater, Executive Coach, Keynote Speaker und Buchautor. Hirt verhilft Führungskräften zu schnellen Leistungs- und Ergebnissteigerungen, mit hoher Auswirkung auf den Erfolg ihres Unternehmens. Er studierte in Österreich, Kanada (McGill) und Frankreich (INSEAD MBA) und ist weltweit tätig.