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"Wir unterstützen den Prozess des ständigen Verbesserns"

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Qualitätsmanagement muss mehr sein als das Ausfüllen und Ablegen von Prüfprotokollen, dachte sich Opti-Q-Gründer Paul Zieger. Aus der Idee wurde eine Software, die heute zahlreichen Unternehmen das Leben erleichtert.

"Nein, es ist nicht alles so gelaufen, wie wir uns das am Anfang vorgestellt haben", gibt Paul Zieger, Geschäftsführer des Wiener Softwareunternehmens Opti-Q, offen zu. Gegründet 2013, wurde zuerst einmal ein Jahr lang an einem  Prototypen der Software gebastelt.  Ziel des Unternehmens war und ist es, mit Hilfe der vom Team rund um Alexander Marek entwickelten Software das Qualitätsmanagement in Unternehmen zu vereinfachen  und vor allem zu optimieren.

Qualitätsmanagement, bzw. Qualitätssicherung ist eigentlich ein sprödes Thema – geht es doch vor allem um das Ausfüllen von Checklisten, die dann in irgendwelchen Ordnern verschwinden, wo sie jahrelang gelagert werden, bis sie irgendwann vielleicht einmal wieder hervorgeholt werden. Genau dieser in vielen Unternehmen vorhandene Ist-Zustand hat Paul Zieger auf die Idee gebracht, ein völlig neues Produkt zu kreieren: "Die Qualitätssicherung, wie ich sie im Laufe meiner vorherigen beruflichen Laufbahn kennengelernt habe, ist zu weit weg von der eigentlichen Idee. Es geht viel zu sehr um Kontrolle und viel zu wenig um Feedback. Dabei ist genau dieses Feedback so wichtig. Denn erst wenn ich dieses habe,  kann ich Verbesserungen anstoßen. Wir unterstützen mit unserer Lösung den Prozess des ständigen Verbesserns." Kaizen, wie die Japaner sagen würden, oder Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP), wie die gleiche Strategie  in der deutschsprachigen Managementliteratur bezeichnet wird. Die Idee dahinter: Stetige Verbesserungen in kleinen Schritten sollen die Wettbewerbsfähigkeit eines  Unternehmens stärken.

Papier ist zu langsam. Paul Zieger erklärt die Problematik anhand eines Beispiels: "Stellen sie sich einen Pumpenhersteller vor, der seine Pumpen weltweit exportiert. Irgendwann erhält er die Nachricht, dass eine seiner Pumpen kaputt angekommen ist. Die Endkontrolle wurde zwar gemacht und es gibt auch ein Papier, trotzdem lässt sich nicht mehr nachvollziehen, wo der Fehler gelegen ist."

Papier ist zu langsam, es gibt keine Nachvollziehbarkeit. Anders ist das bei elektronischen Daten, diese erleichtern die Nachvollziehbarkeit und können so dazu beitragen Fehlerquellen auszumerzen.

2014, ein Jahr nach der Gründung wurde der erste Prototyp präsentiert und mit dem Schweizer Prüfunternehmen Cotecna - vergleichbar mit dem hierzulande bekannten TÜV - war auch der erste Kunde an Bord. Kein kleiner, denn Cotecna ist mit mehr als 3.000 Mitarbeitern in über 50 Ländern vertreten. Anhand der Erfahrungen mit diesem Kunden wurde die Software weiterentwickelt und schon bald erschloss sich in der Immobilienwirtschaft ein neues Betätigungsfeld. Ging es anfangs nur um Checklisten bei der Wohnungsübergabe, so wird das Produkt von Immobilienfirmen heute auch eingesetzt um die ÖNORM B 1300 zu erfüllen. Eine Vorschrift die es in sich hat, denn sie bestimmt, dass bei gewerblichen Immobilien und Zinshäuser einmal im Jahr eine Begehung stattfinden muss. Dabei muss unter anderem die Fassade auf Risse, lose Teile und eventuelle Wasserschäden festgehalten werden. Ein ziemlich aufwendiges Procedere, das Zeit und Geld kostet. "Checklisten für solche Begehungen können bis zu 800 Fragen enthalten", erzählt Paul Zieger.

iCL von Opti-Q steht für intelligente Checkliste und kann, wie der Name schon sagt, einiges mehr als ihre "altbackene" auf Papier gebannte Schwester. Mit dem Tablet in der Hand schreitet der Prüfer durch das Gebäude, ackert den Fragebogen durch und macht hie und da ein Foto, auf dem er mittels einer eingebauten Zeichenfunktion eventuell vorhandene Schäden genau dokumentieren kann. "Bei der Entwicklung der App war es für uns besonders wichtig, dass die Software auch dann funktioniert, wenn keine Internetverbindung vorhanden ist", erklärt Paul Zieger.

(c) Tony Gigov

Prüfbericht auf Knopfdruck.  Ist der Prüfprozess abgeschlossen drückt der Prüfer auf den sprichwörtlichen Knopf, und aus der intelligenten Checkliste wird ein Bericht oder mehrere Berichte generiert, der dann weiterversandt und gleichzeitig am iCL-Portal hinterlegt wird. Auf diesem Portal können die gesammelten Berichte der Prüfer jederzeit wieder abgerufen werden, um den Stand der Dinge zu kontrollieren. Dass die Berichte im "Look and Feel" bzw. nach den Vorgaben des jeweiligen Unternehmens erstellt werden, versteht sich von selbst. Dafür sorgt das Tool mit dem Namen iCL-Reporting. Neu ist seit kurzem auch die Möglichkeit die gesammelten Daten in einem  Live-Dashboard grafisch aufzubereiten. Auf einen Blick sieht der Opti-Q Kunde beispielsweise, wie viele Inspektionen in einem Monat durchgeführt wurden.

Bevor die intelligente Checkliste am Tablet des Prüfers oder Außendienstmitarbeiters vorhanden ist, muss sie natürlich erst einmal erstellt werden. Dafür ist der iCL-Designer zuständig. Per "drag and drop"-Funktion  können  in einer Mindmap neue Fragen hinzugefügt werden. Die Darstellung als Flussdiagramm erleichtert den schnellen Überblick. So können komplexe Prüfinhalte einfach abgebildet werden (siehe dazu auch Grafik 1). Der Kunde selbst kann diese Änderungen vornehmen, denn er kennt seine Prozesse am besten.

In jeder Branche einsetzbar. Weil die Software als Standardprodukt gebaut wurde, kann sie in jeder beliebigen Branche, in der Qualitätsmanagement eine Rolle spielt, eingesetzt werden. Aktuell wird sie unter anderem bei Unternehmen, die technische Inspektionen durchführen (TÜV Austria, gsm - Gesellschaft für Sicherheit in der Medizintechnik, Vinçotte Luxemburg), bei Hotel- und Gastronomiebetrieben, bei Immobilienunternehmen (ÖRAG, EHL, Attensam, Apcoa Parking, etc.) und im Facility Management (SCS) eingesetzt. Ein Pilotprojekt läuft außerdem auf den Ölbohrplattformen des britischen Öl- und Gasunternehmens Southern North Sea Operator.

Im Oktober erfolgt der Launch der New Generation, also der Weiterentwicklung der Software. Diese neue Version baut auf den Erfahrungen aus den bisherigen Kundenprojekten auf und löst außerdem die Frage der Synchronisierung von Daten. "Mit der New Generation legen wir unseren Fokus vor allem auch auf Industriebetriebe", erzählt Paul Zieger, dessen Unternehmen die Software ständig auf Basis der Erfahrungen in Kundenprojekten weiterentwickelt. Kaizen eben.

Bleibt nur mehr eine Frage offen: Was ist denn jetzt eigentlich anders gelaufen, als am Anfang geplant? "Wir haben länger gebraucht die Kunden zu überzeugen, als ursprünglich gedacht. Viele Kunden, die eine Testversion hatten, haben die Software – oft aus Zeitnot – nicht  getestet. Von denen, die es getan haben, waren 80 Prozent von dem Produkt überzeugt."