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Management muss Vision vorgeben

Wie neue Technologien der Prozessautomatisierung ihr volles Potenzial entfalten können. Von Jan Mendling, Professor am Institut für Informationswirtschaft und Vorstand der Gesellschaft für Prozessmanagement.

Die Digitalisierung ist in vielen Unternehmen auf der operativen Ebene angekommen. Dies äußert sich in der starken Nachfrage nach etablierten und neuen Lösungen zur Prozessautomatisierung und Prozessanalyse. Als Prozesse werden in diesem Zusammenhang sämtliche Abläufe und Vorgehensweisen verstanden, die auf die Bereitstellung einer betrieblichen Leistung abzielen. Das ist beispielsweise die Fertigung eines neuen Autos, die Bearbeitung eines Kreditantrags, der Versand einer Onlinebestellung, die Freigabe eines Bauantrags oder die Durchführung einer handwerklichen Reparatur. In all diesen Prozessen müssen einzelne Teilaufgaben koordiniert werden, die von unterschiedlichen Mitarbeitern durchgeführt werden.

Business Process Management

Die Nutzung von Informationssystemen spielt für die Prozessautomatisierung eine wichtige Rolle. Hervorzuheben sind hierbei drei wichtige Technologien. Erstens, und mittlerweile ein etablierter Klassiker, sind Systeme zur Automatisierung von Geschäftsprozessen zu nennen. Man sprach früher von Workflowsystemen, heute von Business-Process-Management-Systemen (BPM-Systeme). Diese werden mithilfe eines grafischen Prozessmodells konfiguriert und ermöglichen die automatische Weiterleitung von Arbeitsaufträgen. BPM-Systeme werden von einer Vielzahl kommerzieller Anbieter bereitgestellt und es gibt auch leistungsstarke Open-Source-Lösungen, die von Systemhäusern konfiguriert werden.

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Robotic Process Automation

Zweitens werden verstärkt Systeme genutzt, die man unter dem Begriff Robotic Process Automation (RPA) zusammenfasst. Diese Systeme zielen darauf ab, die Schritte einzelner Mitarbeiter am Computerarbeitsplatz zu automatisieren. Der Fokus liegt dabei auf den wiederkehrenden, lästigen Routinetätigkeiten. Diese werden aufgenommen und zu Computerprogrammen weiterentwickelt, die man auch als Bots bezeichnet. Bots können dann eingehende Arbeitsaufträge selbstständig abarbeiten. Wenn Aufgaben für sie unklar sind, werden sie an kompetente Mitarbeiter weitergeleitet, die auf Basis ihrer Erfahrung die richtigen Entscheidungen treffen können. Einige RPA-Systeme nutzen diese manuellen Eingriffe, um für zukünftige Fälle dazuzulernen.

Process Mining

Drittens wird nicht nur die Ausführung besser unterstützt, sondern auch die Überwachung. Lösungen für das Monitoring von Geschäftsprozessen werden mittlerweile von vielen Unternehmen genutzt. Die Technologie hinter diesen neuen Anwendungen wird als Process Mining bezeichnet. Mit Process Mining kann die Ausführung von Prozessen auf Basis von Ausführungsdaten als grafisches Modell veranschaulicht werden. Man sieht dabei anschaulich, welche Entscheidungen wie oft getroffen werden und welche Pfade häufig oder selten durch den Prozess gewählt werden. Werkzeuge des Process Mining erstellen somit digitale Zwillinge der Arbeit in echten Geschäftsprozessen.

Nachverfolgbarkeit

Außerdem entstehen aktuell eine Reihe von Anwendungen, die für die Koordination über Betriebsgrenzen hinweg Blockchains und Technologien aus dem Bereich es Internet der Dinge einsetzen. Sensoren werden dabei genutzt, um beispielsweise in einem Transportprozess die Temperatur in einem Kühllastwagen fortlaufend zu protokollieren. Durch die Speicherung in einer öffentlichen Blockchain kann der Abnehmer darauf vertrauen, dass diese Messwerte vom Lieferanten nicht zu seinen eigenen Gunsten manipuliert wurden. 

Effizientere Abläufe

Diese neuen Technologien der Prozessautomatisierung ermöglichen die effiziente und effektive Umsetzung von neuen Prozessen. Vorteile ergeben sich in drei Bereichen.

·         Man gewinnt Transparenz: Durch Process Mining werden Prozesse besser sichtbar.

·         Man erledigt Aufgaben effizienter: Mit Robotic Process Automation können Routineaufgaben schnell und effizient abgearbeitet werden.

·         Man erreicht eine bessere Koordination: BPM-Systeme verteilen Aufgaben an die passenden Mitarbeiter.

 

Chefsache

Wie können diese neuen Technologien der Prozessautomatisierung nun ihr volles Potenzial entfalten? Verschiedene Erfolgsfaktoren sind hierbei wichtig. Oft wird die Unterstützung des Managements als erstes genannt. Diese ist wichtig, allerdings nicht genug. Erfolgreiche Unternehmer unterstützen nicht nur die Prozessautomatisierung, sondern zeichnen sich dadurch aus, dass das Management ein tiefgehendes Verständnis der informationstechnologischen Möglichkeiten einbringt und eine klare Vision vorgibt.

Der nächste Faktor ist die Aufgeschlossenheit im Unternehmen: Wie ist die Innovationskultur? Wenn neue Vorschläge diskutiert werden, tendieren die Mitarbeiter eher in die Richtung „Das geht nicht, das erlaubt uns das Gesetz nicht.“ als „Das wird unsere Kunden begeistern.“? Zuletzt ist die bestehende Infrastruktur ein wichtiger Faktor. Wenn Altsysteme kompliziert miteinander verwoben sind, lassen sich Änderungen meist nur mit hohem Aufwand durchführen.

Wozu also die ganzen Mühen der Prozessautomatisierung? Weil es damit gelingt, deutlich mehr mit deutlich weniger Aufwand zu erreichen. Sowohl Kunden als auch Mitarbeiter leiden unter langwierigen, mühsamen und unklaren Prozessen. Die genannten Technologien helfen dabei, neue und transparente Geschäftsprozesse umzusetzen. Diese wissen sowohl die Kunden als auch die Mitarbeiter zu schätzen.