Wenn Wissen im Unternehmen verloren geht, kostet das viel Geld. Wie die Mitarbeiter angehalten werden, ihr Wissen in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) zu teilen.
Während Dokumente heute vorwiegend digital abgespeichert werden, ist der klassische Aktenordner trotzdem noch fixer Bestandteil eines jeden Arbeitsplatzes. Die Erfindung von Louis Leitz Ende des 19. Jahrhunderts – daher auch „Leitz-Ordner“ – ließ die gleichnamige Firma mehrere Jahrzehnte hindurch einen Umsatzrekord nach dem anderen sammeln und vor allem in den 1980er-Jahren boomen. 1996 wurde der erste elektronische Leitz-Ordner für digitales Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung entwickelt, kurz: ELO. Nur zwei Jahre später, gründete Karl Heinz Mosbach, IT-Leiter bei Leitz, die ELO Digital Office GmbH. Und das, obwohl damals niemand daran glaubte, dass sich die elektronische Dokumentenablage durchsetzen würde. Bis heute spezialisiert sich das Unternehmen auf Wissensmanagement und zählt zu den führenden Softwareunternehmen im Enterprise-Content-Management, mit über 750 Mitarbeitern, Firmensitz in Stuttgart und vierundzwanzig Standorten in Europa, Nordamerika, Asien oder Australien – Karl Heinz Mosbach ist auch heute noch an Board.
Die Technik muss angenommen werden
»Hauptaugenmerk ist es, dass die Mitarbeiter das System auch bedienen möchten und mit Wissen füllen wollen«
Max Raber, Geschäftsbereichsleiter von ELO Digital Office AT
„Zu Beginn arbeiteten acht Mitarbeiter bei ELO Digital Office, die an dieselbe Sache geglaubt haben. Heute 700“, so Max Raber, Geschäftsbereichsleiter von ELO Digital Office AT. Einer der ältesten Standorte von ELO Digital Office befindet sich seit fast fünfzehn Jahren in Österreich, in Linz. Über 300 IT-Entwickler arbeiten an der Software von ELO Digital Office.– ein Dokumentenmanagement-System ist nur so gut, wie es von den Mitarbeitern auch angenommen wird, ganz gleich wie viel gute Technik drin steckt. Beim Enterprise-Content-Management von ELO Digital Office dreht sich alles um das smarte Management von Dokumenten, Daten und Informationen, der virtuellen Zusammenarbeit, der Prozessoptimierung, der Volltextsuche nach Informationen im Firmennetzwerk und dem On- und Offboarding von Mitarbeitern, einer der größten Schwachstellen in Unternehmen.
Und der Markt ist riesig, verlieren doch allein die Top-500-Firmen weltweit bis zu 31,5 Milliarden US-Dollar pro Jahr durch unzureichenden Wissenstransfer. Beispiele sind etwa die Pensionierung oder die Kündigung eines Mitarbeiters. Hier setzt ELO Digital Office an: Videos speichern wertvolle Informationen oder Erklärungen als generelles Firmenwissen ab und können jederzeit abgespielt werden. On- und Offboarding laufen daher parallel ab.
Lob und Anerkennung
Langjähriger Kunde von ELO Digital Office AT sind etwa die Wiener Linien. Das Verkehrsunternehmen baut und betreibt das U-Bahn-Netz sowie Autobus- und Straßenbahnlinien in Wien. Mit den Business Solutions von ELO soll Wissen der Firmenwerkstatt digital aufbereitet werden. Da geht es etwa um den Betrieb von diversen Maschinen, deren Bedienung im hausinternen Onlinesystem hinterlegt werden soll. Ein neuer Mitarbeiter kann dann in der Einschulung auf die Inhalte zugreifen.
Damit die Mitarbeiter angehalten werden, ihr Wissen zu teilen, setzt Max Raber auch auf Lob und Anerkennung, denn „gelebtes Wissensmanagement soll honoriert werden“. Mitarbeiter können auch direkt über die ELO Software gelobt werden – sofern diese Funktion in der Software eingebaut wird. Bisher sei diese Option von Firmen noch nicht ausgeschöpft worden. „Obwohl im Lob ein unglaubliches Potenzial steckt.“ Raber empfiehlt Unternehmen, nicht nur im Offboarding Inhalte aufzunehmen, sondern bereits beim Onboarding: „Neue Mitarbeiter sehen Dinge, die andere nicht – oder nicht mehr – sehen."
Während Verwaltungsmitarbeiter weniger digitale Berührungsängste haben, seien Werkstattmitarbeiter tendenziell eher kamerascheu. „Dann muss man sich die Zeit nehmen, zu erklären, wieso man es machen soll, wie es genau funktioniert und was es am Ende bringt.“ Man findet immer einen Weg, wenn man den Mitarbeiter ins Zentrum stellt und ihm zuhört, meint