Wissen so zu hinterlegen, dass es für alle im Unternehmen immer und überall verfügbar ist. Semantische Wikis kombinieren die Vorteile einer Wissensplattform mit den Möglichkeiten einer Datenbank.
Das verlockende Konzept von Wissensplattformen in Unternehmen lautet, Wissen in unbegrenzter Menge so zu hinterlegen, dass es für alle immer und überall verfügbar ist. Typische Funktionalitäten, die für Unternehmensanwendungen gedacht sind, bieten sogenannte Enterprise Wikis, die erstmals bereits Mitte der 1990er-Jahre zur Produktverwaltung in IT-Projekten eingesetzt wurden. Im Fokus steht, Wissen unter Mitarbeitern zu teilen und implizites Wissen des Einzelnen zu explizitem Gruppen- oder Unternehmenswissen zu formen. In den letzten Jahren setzen sich vermehrt semantische Wikis durch. Deren Wissensbasis ist in der Regel in einer formalen Sprache eingearbeitet, sodass Maschinen es automatisch verarbeiten und Algorithmen – Stichwort künstliche Intelligenz – neues Wissen aus den vorhandenen Fakten ableiten können. Die Vorteile einer Wissensplattform werden so mit den Möglichkeiten einer Datenbank kombiniert.
Zu den etabliertesten semantischen Wikis zählt Semantic MediaWiki, eine bereits 2005 erschienene freie Open-Source-Softwareerweiterung zu MediaWiki, jener Wikisoftware, die auch von der Wikipedia genutzt wird. Semantic MediaWiki nutzt Informationen derart, dass Artikel sich auf Anfrage hin selbst aktualisieren und stets konsistent mit den Detailartikeln sind. Alle semantischen Informationen können auch direkt in freien Formaten heruntergeladen, abgespeichert und leicht in externen Programmen wiederverwendet werden. Der Datenaustausch ermöglicht zudem die Kombination von Informationen aus verschiedenen Quellen, zum Beispiel um Zugriff auf die vereinten Inhalte mehrerer Wikis zu erhalten. Semantic MediaWiki wird gegenwärtig nicht nur auf gut 1600 öffentlichen Wikis eingesetzt, sondern auch von Organisationen intern benutzt. Zu den prominentesten zählen unter anderem Pfizer, das US Verteidigungsministerium oder die NASA.
Best Practice Wiener Wohnen
Welche Dienste semantische Wikis der neuesten Bauart leisten können, zeigt sich beispielhaft bei Europas größter kommunaler Hausverwaltung, „Wiener Wohnen“. 2017 hat die Dienststelle des Magistrats der Stadt Wien, die rund 220.000 Gemeindewohnungen in 1800 Wohnhausanlagen verwaltet, saniert und bewirtschaftet, ihr Organisationshandbuch sowie das komplette Prozess- und Dokumentenmanagement in eine Wiki-Plattform überführt. „Das BlueSpice-3-Wiki der Hallo Welt! einzuführen, war ein bisschen wie aufräumen“, erinnert sich Dietmar Milkovits, Dezernatsleiter für Qualitätsmanagement, in der Success Story auf der Website von BlueSpice. „Die große Herausforderung war es, die Masse an Informationen für unsere Mitarbeiter klar, verständlich und transparent aufzubereiten.“ Nachdem 2018 auch das hauseigene Intranet vom sogenannten Mitarbeiteranleitungssystem (MAAS) abgelöst wurde, gilt seither: „Wenn ich was brauche, schaue ich ins MAAS.“
„Ein Wiki ist mehr als nur irgendein Hype. Das ist etwas Stabiles, das sich ausbauen und an zukünftige Herausforderungen anpassen lässt“, sagt Milkovits, dessen Dezernat das MAAS federführend betreut und als Betreiber der Plattform fungiert. Entsprechend den neun Stabsstellen im Unternehmen wurden mit dem Wiki auch neun Redaktionen eingeführt, die dafür sorgen, dass die Inhalte auf dem aktuellsten Stand bleiben und immer weiter vernetzt werden. Theoretisch haben inklusive Außendienstmitarbeitern rund 2500 Beschäftigte Zugriff auf die Plattform. Für sie alle wird laut Milkovits fundiertes Wissen aktuell und transparent aufbereitet, verbunden mit einem entsprechenden Wissenstransfer zwischen den unterschiedlichen Unternehmensbereichen und langfristigen Auswirkungen auf die Unternehmenskultur: „Das ist ein Wert, den sie in Zahlen gar nicht ausdrücken können.“
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