Wichtige Kunden und neue Geschäftspartner wollen überzeugt werden. Die richtige Technik hilft dabei, komplexe Angebote klar darzustellen.
Innovative Produkte, nützliche Dienstleistungen und gewinnbringende Investmentangebote überzeugen nicht, wenn Kunden und Geschäftspartner sie nicht verstehen. „Bis zu 95 Prozent aller Entscheidungen fallen nach Businesspräsentationen“, sagt Peter Hinterhölzl, Vertriebsleiter der auf Präsentationstechnik spezialisierten Trainingsfirma HPS. Verkäufer sind also gut beraten, ihre Präsentationen professionell aufzubereiten.
Kurz und gut
Insgesamt sechs „Präsentationssünden“ hat HPS-Geschäftsführer Martin Dall in seinem Buch „Sicher präsentieren – wirksamer vortragen“ herausgearbeitet. An oberster Stelle steht das Fehlen eines klaren Ziels, gefolgt von der „Sünde“, den Zuhörern keinen konkreten Nutzen bieten zu können. Zu den Erfolgsfaktoren gehörthingegen die gründliche Analyse der Zielgruppe und deren Interessen. Dann müssen die wesentlichen Inhalte kompakt und logisch dargestellt werden: Sie sollten auf strukturierte Weise in nicht mehr als fünf Minuten vermittelt werden können.
„In der Kürze liegt die Würze“ – diese Formel kennen die meisten, tun sich aber trotzdem schwer, sie anzuwenden. „Viele Geschäftsleute, die etwas präsentieren, hören sich gerne reden, weil sie ja auch etwas zu sagen haben“, sagt Christoph Stieg, Geschäftsführer bei „Perfact Training“. „Sie meinen es oft auch zu gut und versuchen, aufgrund eines falsch verstandenen Servicegedankens, mehr zu erzählen, als notwendig ist, nur weil es den Zuhörer vielleicht auch noch interessieren könnte.“ Wer zum Überziehen der Redezeit neigt, sollte daher in bewusst gesetzten Pausen die Uhr im Auge behalten.
„Der Mensch überzeugt, nicht das Werkzeug.“
Christine Knotek, Trainerin
„Zu einem guten Aufbau gehört ein guter Einstieg und ein einprägsamer Schluss. Das kann ein Zitat oder eine Geschichte sein oder eine persönliche Erfahrung zum Thema“, erklärt Christine Knotek, selbstständige Trainerin, unter anderem am WIFI Wien, an dem sie regelmäßig Kurse für Präsentationstechnik leitet. „Als Einstieg könnte eine Fragestellung aufgeworfen werden, die dann in der Schlussphase des Vortrags aufgelöst wird.“ Wenn die Aufmerksamkeit der Zuhörer während der Präsentation nachlässt, empfiehlt Knotek, regelmäßig das Publikum miteinzubeziehen, rhetorische Fragen zu stellen oder eine humorvolle Bemerkung einzustreuen. „Auch verstärkter Blickkontakt funktioniert gut, um die Leute wieder ins Geschehen hereinzuholen“, ergänzt Knotek. „Ein frühzeitiger Abbruch der Präsentation muss nicht kategorisch ausgeschlossen werden, sollte das Gegenüber gänzlich das Interesse verlieren“, sagt Stieg: „Speziell bei einer Verkaufspräsentation kann so etwas schon vorkommen. Wenn man merkt, dass die vorbereiteten Inhalte völlig ins Leere gehen würden, ist es besser, die Präsentation früher zu beenden und geplante Punkte unberücksichtigt zu lassen.“
Virtuell präsentieren
In der international agierenden Wirtschaft werden Verhandlungen zunehmend als Telefon-, Video- oder Internetkonferenzen durchgeführt. Dadurch entstehen neue Anforderungen an die Präsentationstechnik, Vortragende haben vor allem mit dem Problem eingeschränkten Feedbacks zu kämpfen. Das betrifft vor allem Personen, die über Telefon akquirieren, beraten oder Besprechungen durchführen. „Bei speziellen Trainings wird geübt, die Gesprächspartner am anderen Ende des Mediums aktiv durch die Präsentation zu führen“, so Hinterhölzl. .
Bei den Werkzeugen vor Ort sieht Knotek einen Trend zurück zu klassischen Medien, wie beispielsweise zum Flipchart. Benutzt werde natürlich sehr oft Powerpoint, „auch weil es von den Zielgruppen erwartet wird“. Ein typischer Anfängerfehler ist es, sich dabei als Vortragender vor die Projektionsfläche zu stellen. Außerdem werden die Folien immer wieder mit Informationen überfrachtet, sagt Knotek: „Eine reduzierte Information mit Stichworten ist ausreichend. Dann bleibt der Mensch im Mittelpunkt, und es ist nach wie vor der Mensch, der überzeugt, und nicht das Präsentationswerkzeug.“
AUF EINEN BLICK
■Alle Informationen müssen in fünf Minuten vermittelt werden können.
■Keine Angst vor vorzeitigem Abbruch, wenn die Präsentation ins Leere läuft.
■Bei Telefon- oder InternetKonferenzen müssen die Zuhörer aktiv geführt werden.
("Die Presse", Print-Ausgabe, 14.02.2009)