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Effizienter arbeiten: Die Erben des E-Mails

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Screenshot sclable.com(c) sclable.com
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Crate, Sclable und Usersnap heißen die stillen Helden der digitalen Megatrends Big Data und agiles Projektmanagement.

Rund 20 E-Mails verschickt jeder Mensch statistisch pro Tag. Nicht nur die 2,8 Milliarden Menschen, die regelmäßigen Zugang zum Internet haben, sondern auch der Greis, der im vorderasiatischen Hochgebirge lebt, wie auch das Baby aus der gambischen Steppe.

Rechnet man die Zahl auf die aktiven Internetnutzer herunter, sind es über 50 elektronische Nachrichten pro Tag. 145 Milliarden fließen täglich durch die transatlantischen Tiefseekabel und landen in Posteingängen, Spam- und Junk-Ordnern. Das E-Mail hat in den vergangenen 30 Jahren die Kommunikation geprägt, Ausdrücke wie FYI, ASAP und CU in den Schriftgebrauch integriert. Doch das E-Mail kostet Zeit. In den Büros westlicher Ausprägung verbringen die Mitarbeiter durchschnittlich 20 Stunden pro Woche mit dem Lesen, Beantworten und Archivieren der Dokumente. Das ist die Hälfte der Nettoarbeitszeit.

Thomas Jackson, ein Wissenschaftler an der britischen Universität in Loughborough, hat sich die Auswirkungen der E-Mail-Flutwelle auf das Arbeitsleben angesehen. Menschen brauchen über eine Minute, um nach dem Lesen eines E-Mails wieder den Weg in die konzentrierte Arbeit zu finden. Wenn nicht noch Ausflüge auf Facebook oder andere Ablenkungsmaschinen dazwischenkommen.

Die Digitalisierung der Gesellschaft schreitet voran und auf die interne Kommunikation in den Büros wartet die nächste Stufe. Schleichend wandelt sich die Art und Weise, wie miteinander gesprochen wird. Erst kamen die sozialen Netzwerke. Facebook schaffte es mit der simplen Chatfunktion, das Telefonbuch zu ersetzen. Schnell, mittels weniger Klicks, konnten Nachrichten im dominanten Service abgesetzt werden. Und nicht nur dort: Seit 2004 ist das weltweit führende Projekt-Management-Tool Basecamp erhältlich, das für wenige Dollar pro Monat einem Team erlaubt, in einem geschlossenen Netzwerk, Projekte oder Dokumente zu diskutieren und zu bearbeiten. 300.000 Unternehmen nutzen Basecamp weltweit. Das E-Mail spielt dann nur noch in der externen Kommunikation eine Rolle. Den Rest übernehmen Basecamp, Trello, Podio oder andere Anbieter auf dem Markt für agiles Projektmanagement. Doch dieser Trend lässt wie auch jeder andere Nischen für viele kleine Unternehmen offen. Und in Österreich manifestiert sich neben den gehypten, publikumsträchtigen Start-ups wie Runtastic, Whatchado und Shpock eine leise Szene, die in diesem Umfeld international für Aufsehen sorgt.

Wie arbeitet man gemeinsam? Eines davon ist Usersnap, gegründet von den Brüdern Gregor und Robert Dorfbauer. Sämtliche Mitstreiter, die die beiden für ihr Projekt gewinnen konnten, kennen sie seit Jahren. Alle haben bei verschiedenen Projekten bereits miteinander gearbeitet. Usersnap löst ein schwieriges Problem. „Wir haben festgestellt, dass Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund und verschiedenen technischen Bildungsniveaus Schwierigkeiten haben, Probleme gemeinsam zu lösen“, sagt Robert Dorfbauer.

Ellenlange E-Mails mit Änderungswünschen an Homepage oder App werden formuliert und dann doch nicht verstanden. Usersnap bietet seinen Kunden eine gemeinsame Sprache an. Für 15 Euro bekommen die Kunden des B2B-Anbieters das Basisangebot ihrer Software und einen Web-Pen geliefert. Damit lassen sich direkt im Browser ein Screenshot erstellen, virtuelle Post-its zu den Problemstellen verfassen und via Chatfunktion Kommentare dazu abzusondern. „Bugs, also Systemfehler, sind das große Ärgernis bei Web-Projekten. Mit unserer Software fällt es leicht, sie zu finden und weiterzureichen“, so Robert Dorfbauer. Die Screenshots mit den Anmerkungen zu den Problemen können dann in Management-Tools wie Basecamp oder Trello vom Projektteam bearbeitet werden. Nach schleppendem Start wächst der Umsatz von Usersnap pro Quartal um das Doppelte an.

Der Preis für die Leistungen von Usersnap wird auf der Homepage in Dollar dargestellt – ein klarer Indikator für die Fokussierung auf den englischsprachigen Markt. Denn zuerst kamen die Zugriffe und Bestellungen vermehrt aus den USA. „Die Amerikaner haben unser Angebot am schnellsten verstanden“, so Dorfbauer. Dort hat sich das Projektmanagement in den vergangenen Jahren stetig verändert, ist effizienter geworden. Jetzt schwappt die Welle auch über den Atlantik.

Usersnap betreut und vereinfacht also die Kommunikation über bestehende Projekte und schaltet sich genau dort ein, wo früher das E-Mail mit angehängtem Dokument, Screenshot oder Erklärtext stand. Es ist die Verschiebung der Kommunikation von einer verbalen auf eine visuelle Ebene. Sclable von Martin Sirlinger und seinen neun Mitarbeitern geht da noch einen Schritt weiter. Sie haben sich den Business-Applikationen verschrieben.

Verständliche Modelle. Es gab Zeiten, in denen Kundendaten aus Mails herauskopiert und von Dutzenden Mitarbeitern in Excel-Dateien übertragen wurden. In den vergangenen Jahren haben Start-ups Business-Applikationen entwickelt, die innerhalb der unternehmensinternen Systeme diese Aufgaben übernehmen. Die Applikationen werden von Daten, Struktur und Logik angetrieben. Aus diesem Gemenge entstehen die Arbeitsprozesse. Ändert man einen Teil dieses hochsensiblen Gefüges, ändern sich alle anderen auch. Deshalb sind Änderungen innerhalb dieser Applikationen fehleranfällig und sehr schwierig umzusetzen. Die Aufgabe von Sclable – oder jene ihres Softwaregenerators – besteht darin, die Daten in ein für Nicht-Techniker verständliches, intuitives Modell zu verwandeln. So werden Arbeitsabläufe effektiver, und die enorme Menge an Datensätzen wird selbstständig und ohne menschliches Zutun verwaltet. In Zeiten von Big Data und dem enormen informellen Wert, der hinter großen Datensätzen der Endkunden steht, eine große Hilfe. „Wir unterscheiden nicht zwischen Daten, der Unternehmensstruktur oder der Logik. Wir sehen das große Ganze und haben eine Software entwickelt, die Veränderungen innerhalb der Applikationen eng an den Wünschen des Kunden fehlerfrei und in Echtzeit umsetzt“, so Sirlinger.

Im realen Leben bedeutet das, dass Sclable für jedes Unternehmen der Welt eine eigene, kundenspezifische Plattform entwickelt. Egal, ob sie für E-Commerce, das Supply Chain Management oder CRM benutzt wird. Die Daten, die auf der Sclable-Page eingetragen werden, wandern augenblicklich in eine eigene Datenbank. Das Besondere an Sclables Softwaregenerator ist, dass er sich dem jeweiligen Anwendungsgebiet ständig anpasst und individuell erweiterbar ist. „Mit diesem Konzept sind wir ganz allein in unserem Markt“, so Sirlinger.

Dank der Agilität nutzen Kunden quer über alle Branchen die Services von Sclable, unter anderen der Lebensmittelgigant Nestlé. Seit der Gründung 2012 hat Sclable den Umsatz jedes Jahr verdoppelt. Auch für 2015 erwartet man eine dreistellige Wachstumsrate.

Christian Lutz von Crate ist schon ein wenig länger im Geschäft. Zuletzt gründete er The Impossible Project, das Polaroid-Filme und -Kameras wieder erfolgreich machte. Sein Ko-Gründer Jake Batlogg war Chefentwickler bei VZnet, der Muttergesellschaft von Studi- und Schüler-VZ. Ältere Semester werden sich an die frühphasigen sozialen Medien erinnern. Ihr neues Projekt soll die Backends der Apps verändern. Crate ist ein skalierbarer Big Data Store mit SQL-Schnittstelle, der es Unternehmen erlaubt, riesige Datenmengen kostengünstig in einer verteilten Architektur zu programmieren und zu verwalten. Denn durch immer größere Datenmengen wird immer mehr Know-how notwendig. Zudem müssen verschiedenste Programmiersprachen kombiniert werden. Für die Kommunikation zwischen den Daten beispielsweise MySQL, für die Erfassung von dokumentengestützen Daten MongoDB, für die Verarbeitung binärer Codes, wie sie Bilder und Videos brauchen, GridFS. Für Programmierer noch keine schwierige Aufgabe. Wenn dann allerdings die Datenmenge signifikant anwächst, wird es problematisch. Die Aufbereitung der Daten hält in manchen Unternehmen ganze Abteilungen nächtelang wach. Dank eines zwischengeschalteten Engines schafft es Crate, die abnormen Datenmengen im Backend zu verarbeiten. Das Projekt ist so erfolgreich, dass es den vom bekannten Fachmagazin „Techchrunch“ ausgeschriebenen Disrupt Cup 2014 in London gewonnen hat.

Software

Usersnap erleichtert das Beheben von Systemfehlern in Apps und auf Webseiten. usersnap.com

Sclable hat eine Software entwickelt, die Nutzer Änderungen innerhalb einer Applikation leichter umsetzen lässt. sclable.com

Crate ist eine neuartige Datenbanktechnologie, die es erlaubt, große Datenmengen in Echtzeit zu verarbeiten. crate.io

("Die Presse", Print-Ausgabe, 04.01.2015)