Wer Mitarbeiter auf Reisen schickt, sollte die steuerliche Seite vorher abklären.
Wer dienstlich auf Reisen geht, hofft oft darauf, sich ein Körberlgeld zu verdienen: Immerhin winken Arbeitnehmern Spesenpauschalen wie Tages- oder Kilometergeld. Ans Finanzamt und die Sozialversicherung denkt man dabei kaum. Sollte man aber, sonst könnte die eine oder andere böse Überraschung drohen, und zwar für Mitarbeiter und Arbeitgeber.
„Wenn man im Nachhinein draufkommt, dass man zum Beispiel Meldepflichten übersehen oder Abrechnungsmodalitäten falsch gestaltet hat, lässt sich das oft nur mit viel Mühe und Aufwand beheben“, sagt Marianne Rieger, Steuerberaterin bei Ecovis Austria. Das beginnt damit, dass man zwischen Dienstreise und Mitarbeiterentsendung unterscheiden muss. Rieger erklärt das am Beispiel einer österreichischen Journalistin, die nach Berlin geschickt wird: Ist sie bloß ein paar Tage dort, um über eine internationale Tagung zu berichten, ist das eine Dienstreise, auch wenn sie ihre Artikel im dortigen Redaktionsbüro tippt. Sie bezieht weiterhin ihr Gehalt in Österreich, es wird auch hier versteuert.
Soll sie dagegen für ein paar Wochen oder Monate das deutsche Büro leiten, handelt es sich um eine Entsendung, und schon wird es kompliziert. „Man muss sich dann das jeweilige Doppelbesteuerungsabkommen anschauen“, so Rieger. Laut jenem zwischen Österreich und Deutschland wandert das Besteuerungsrecht dann grundsätzlich vom „Ansässigkeits-“ zum „Tätigkeitsstaat“. Soll heißen: Deutschland kassiert die Lohnsteuer, und zwar nach deutschen Regeln.
Das gilt, wenn sich die Mitarbeiterin mehr als 183 Tage im Kalenderjahr dort aufhält. Bei kürzeren Aufenthalten kommt es im Wesentlichen darauf an, wer für ihr Gehalt aufkommt, das muss man im Einzelfall prüfen. Die Haftung für die korrekte Abfuhr der Steuern trägt aber jedenfalls der Arbeitgeber, auch gegenüber dem deutschen Fiskus. Rieger warnt daher vor Vereinbarungen, wonach sich ein entsendeter Mitarbeiter selbst ums Versteuern im Ausland kümmern soll.
Vorsicht beim Kilometergeld
Aber auch bei „echten“ Dienstreisen kann man steuerlich viel falsch machen. „Grundsätzlich müssen immer zuerst die arbeitsrechtlichen Ansprüche ermittelt werden“, sagt Monika Kunesch, Steuerberaterin bei LeitnerLeitner. Für die Reisezeit hat man Anspruch auf eine Abgeltung als Arbeitszeit, außerdem auf Reisekostenentschädigung – darunter fallen Fahrtkosten, Tagesgelder (Diäten) und Nächtigungsgelder. Dafür gibt es Pauschalen, aber nicht immer fährt man damit gut. So kann man zum Beispiel für Fahrten mit dem privaten Pkw Kilometergeld von 0,42 Euro pro Kilometer steuerfrei kassieren, und zwar für maximal 30.000 Kilometer pro Jahr oder bis zu einem Höchstbetrag von 12.600 Euro. Aber: Damit sind sämtliche Pkw-Aufwendungen abgedeckt, etwa auch Park- oder Mautgebühren. Aufpassen muss man, so Kunesch, vor allem bei kurzen Fahrten und hohen Parkgebühren, zum Beispiel, wenn man mit dem Pkw zum Flughafen fährt und ihn dort länger im Parkhaus abstellt. Möglicherweise ist man besser dran, wenn man aufs Kilometergeld verzichtet und das Parkticket dem Arbeitgeber weiterreicht.
Zu viel bezahlt?
Auch Taggelder (Diäten) haben ihre Tücken. Steuerfrei sind sie nur, wenn sie den gesetzlichen Höchstbetrag – im Inland 26,40 Euro – nicht überschreiten. Und es darf, so Kunesch, der Einsatzort kein neuer „Mittelpunkt der Tätigkeit“ sein. Dafür genügt es schon, wenn man im Nahbereich öfter als fünfmal hintereinander – oder fünfzehnmal bei größeren Zeitabständen – an denselben Ort pendelt, etwa zu einer Niederlassung in einer anderen Stadt. Man kann dann zwar unter bestimmten Voraussetzungen trotzdem weiterhin steuerfrei Diäten kassieren, aber nur aufgrund „lohngestaltender Vorschrift“, also etwa aufgrund eines Kollektivvertrags (KV). Gibt es keine solche Regelung oder ist man, etwa als Geschäftsführer, nicht davon erfasst, sind Taggelder zu versteuern. Und ebenso, wenn der Arbeitgeber mehr zahlt, als laut KV vorgesehen.